Inhalt
- 01Wann Berliner Caterer wirklich noch frei sind
- 0212 bis 8 Wochen vorher: den Rahmen setzen
- 038 bis 4 Wochen vorher: Angebote, Tasting, Zusage
- 044 Wochen bis 7 Tage vorher: alles verbindlich machen
- 05Die finale Gästezahl: warum es einen Stichtag gibt
- 06Anzahlung, Vertrag und die Fristen dahinter
- 07Der Ablaufplan für den Eventtag
- 08Wer bei euch was entscheidet
- 09Die Kurzfassung zum Ausdrucken
- 10Häufige Fragen zum Catering-Zeitplan
- 11Diesen Zeitplan mit Catervia abkürzen
Ein Catering-Event scheitert selten am Essen, sondern am Kalender. Der Caterer, der genau dein Menü kochen kann, ist an deinem Datum längst vergeben. Die Gästezahl steht drei Tage zu spät fest. Und am Eventtag ruft der Fahrer an, weil niemand geklärt hat, wer die Tür aufmacht. Diese Checkliste geht die zwölf Wochen vor deinem Event der Reihe nach durch: mit den Fristen, die Berliner Caterer tatsächlich setzen, und mit dem Ablaufplan für den Tag selbst. Du kannst sie von oben nach unten abarbeiten.
Die kurze Antwort
Frag Catering in Berlin 8 bis 12 Wochen vor dem Event an. Für Dezember, für Sommersamstage und für alles ab 100 Gästen brauchst du drei bis sechs Monate Vorlauf. Das Menü steht spätestens vier Wochen vorher, die finale Gästezahl in aller Regel sieben Tage vorher, der Ablaufplan drei Tage vorher. Was danach noch kommt, kostet Aufpreis oder ist nicht mehr machbar.
- 12 bis 8 Wochen vorher: Datum, Budget, Format und Location stehen, die Anfrage geht raus
- 8 bis 4 Wochen vorher: Angebote vergleichen, Tasting, zusagen, Anzahlung leisten
- 4 bis 2 Wochen vorher: Menü final, Unverträglichkeiten sammeln, Getränke und Geschirr klären
- 7 Tage vorher: finale Gästezahl an den Caterer, Ansprechpartner mit Handynummer benennen
- 3 Tage vorher: Ablaufplan mit Lieferfenster, Aufbau, Ausgabe und Abbau, schriftlich bei allen
Wann Berliner Caterer wirklich noch frei sind
Eine Catering-Küche verkauft keine Ware, sie verkauft einen Tag. Für jeden Abend gibt es eine Brigade, einen Kühlraum und zwei bis drei Transporter, und wenn die vergeben sind, ist der Termin weg, egal wie gut dein Briefing ist. Deshalb ist der Vorlauf kein Höflichkeitsthema, sondern der Punkt, an dem sich entscheidet, ob du aus mehreren Angeboten auswählst oder nimmst, was übrig ist.
Vorlauf nach Anlass · wann die Anfrage in Berlin spätestens raus sein sollte
| Anlass | spätestens | entspannt |
|---|---|---|
| Büro-Lunch & Meeting-Catering Werktags, kleine Runde, Lieferung ohne Personal. | 1 Woche | 2 bis 3 Wochen |
| Empfang mit Fingerfood Bis etwa 50 Gäste, abends, mit Aufbau vor Ort. | 3 Wochen | 6 bis 8 Wochen |
| Firmenfeier, 50 bis 150 Gäste Buffet mit Service, eigene Location, Getränke dabei. | 6 Wochen | 3 Monate |
| Sommerfest im Freien Juni bis August, oft samstags, BBQ oder Buffet. | 8 Wochen | 4 bis 6 Monate |
| Weihnachtsfeier im Dezember Der engste Markt des Jahres, weil Location und Caterer gleichzeitig knapp sind. | 10 Wochen | 5 bis 6 Monate |
| Hochzeit oder großes Fest Samstags in der Saison, mit Tasting und mehreren Servicefenstern. | 4 Monate | 9 bis 12 Monate |
Die linke Spalte ist das, was in Berlin meistens noch klappt. Die rechte ist der Vorlauf, bei dem du auswählst, statt zu nehmen, was frei ist.
Drei Zeiträume sind in Berlin zuerst vergeben, und zwar in dieser Reihenfolge. Der Dezember, vor allem die beiden Wochen vor Heiligabend und dort die Donnerstage und Freitage: Gute Caterer und gute Locations sind da im Frühherbst durch, und wer im Oktober anfängt, sucht nicht mehr aus. Die Sommerwochen von Juni bis August, weil Sommerfeste, Hochzeiten und Firmenjubiläen sich dieselben Wochenenden teilen. Und Samstage das ganze Jahr über, weil ein Samstag für jede Küche der Tag mit der höchsten Nachfrage ist. Umgekehrt heißt das: Dienstag bis Donnerstag, mittags, außerhalb der Saison ist fast immer kurzfristig etwas zu bekommen.
12 bis 8 Wochen vorher: den Rahmen setzen
In dieser Phase entscheidest du nichts über Essen. Du legst die vier Größen fest, aus denen jedes Angebot später gerechnet wird: Datum, Gästezahl, Budget und Format. Je ehrlicher die vier sind, desto brauchbarer ist alles, was danach zurückkommt.
Sechs Entscheidungen, bevor die erste Anfrage rausgeht
- Datum und ZeitfensterEin Datum reicht, zwei sind besser. Wer dem Caterer zwei mögliche Tage oder zwei mögliche Uhrzeiten nennt, bekommt regelmäßig das bessere Angebot, weil die Küche den Tag füllen kann, an dem noch Kapazität frei ist.
- Gästezahl als SpanneSag ehrlich 70 bis 90 statt eines erfundenen Punktwerts. Caterer kalkulieren mit Spannen, und eine zu hoch gegriffene Zahl kostet dich am Ende Essen, das niemand isst.
- Budget als ZahlNenne dein Budget pro Person oder für das ganze Event, offen. Was welche Spanne kauft, steht in unserem Überblick zu den Catering-Kosten pro Person, und überschlagen kannst du es im Budget-Rechner.
- Location und ihre RegelnKüche oder nur Stellfläche? Strom für Warmhaltegeräte? Aufzug, Treppen, Anlieferzone, Parkplatz für den Transporter? Stellgebühr und Korkgeld? Diese Antworten gehören ins Briefing, weil sie den Preis verändern.
- Format festlegenFingerfood, Buffet oder Menü am Platz ist die Entscheidung, die den Abend prägt und den Preis am stärksten bewegt. Welches Format zu welchem Anlass passt, haben wir in Fingerfood, Buffet oder Menü gegenübergestellt.
- Anfrage rausschickenEin Briefing, mehrere Küchen. Über Catering anfragen beschreibst du dein Event einmal und bekommst Angebote von mehreren Berliner Caterern, statt fünf Kontaktformulare einzeln auszufüllen. Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden.
8 bis 4 Wochen vorher: Angebote, Tasting, Zusage
Jetzt liegen Angebote auf dem Tisch, und sie sind schwer vergleichbar, weil jede Küche anders aufschlüsselt. Bring sie auf eine gemeinsame Basis, bevor du nach dem Preis schaust: alles netto oder alles brutto, Service und Lieferung als eigene Zeilen, Getränke getrennt vom Essen. Woran du ein gutes Angebot erkennst, steht Zeile für Zeile in Catering-Angebot richtig lesen.
Was in diesen vier Wochen passieren muss
- Angebote vergleichbar machenNetto gegen netto, Service und Lieferpauschale separat, Getränke eigene Zeile. Die Lieferpauschale liegt bei 30 € in die Innenstadt, 65 € in die Außenbezirke und 120 € nach Brandenburg, pro Event und nicht pro Person.
- Mindestbestellwert prüfenTypisch sind 250 € netto. Bei kleinen Runden ist das der eigentliche Preistreiber, denn darunter zahlst du die Mindestsumme trotzdem.
- Tasting terminierenNur mit der engeren Auswahl, nur wenn Größe oder Anlass es tragen, und mit den Personen, die am Ende mitentscheiden. Ein Tasting mit sieben Meinungen führt selten zu einem besseren Menü.
- Vertrag lesen, nicht überfliegenLeistungsumfang, Zeitfenster des Personals, Stichtag für die Gästezahl, Stornostaffel, Kaution für Mietgeschirr. Diese fünf Punkte entscheiden später über Nachzahlungen.
- Zusagen und Anzahlung leistenErst die schriftliche Auftragsbestätigung macht den Termin verbindlich, nicht die mündliche Zusage am Telefon. Die Anzahlung steht im Angebot; lass dir Höhe und Fälligkeit vorher schriftlich geben.
- Location informierenName des Caterers, Fahrzeuggröße, Anlieferzeit, Strombedarf. Viele Locations wollen das eine Woche vorher wissen, manche verlangen eine Freigabe.
4 Wochen bis 7 Tage vorher: alles verbindlich machen
Der Caterer steht, das Menü ist im Groben klar, und jetzt kommen die Details, die am Eventtag über den Unterschied zwischen glatt und hektisch entscheiden. Arbeite in dieser Phase nur noch schriftlich. Was per Telefon besprochen wurde, existiert für die Küche nicht, bis es in der Auftragsbestätigung steht.
Die letzten vier Wochen
- Menü final freigebenSpätestens vier Wochen vorher, bei saisonalen Produkten gern mit einem Satz Spielraum für die Küche. Ein Caterer, der im April auf Spargel ausweichen darf, kocht besser und günstiger als einer mit fixer Wunschliste.
- Unverträglichkeiten einsammelnFrag mit der Zusage ab, nicht am Eventtag. Wie du fragst, was ein Caterer zusagen kann und wie es richtig beschriftet ankommt, steht in Allergene und Ernährungsformen.
- Mengen gegenrechnenReicht das Buffet wirklich für vier Stunden? Die Faustregeln pro Person und pro Stunde stehen in Catering-Mengen pro Person.
- Getränke entscheidenVom Caterer oder selbst gestellt, mit oder ohne Ausschank, und wer kühlt. Softdrinks liegen bei 5 bis 9 € pro Person, Bier und Wein bei 16 bis 28 €, eine Open Bar bei 32 bis 46 €. Die Rechnung dahinter steht in Getränke pro Person berechnen.
- Geschirr, Mobiliar, TechnikStellt die Location Geschirr, Gläser und Stehtische? Wenn nicht, kommen 3 bis 8 € pro Person dazu. Kläre gleich mit, ob ungespült zurückgegeben werden darf.
- Zugang und Logistik schriftlichAdresse mit Hinterhof oder Seiteneingang, Etage, Aufzugsmaße, Halteverbot, Schlüsselübergabe, Stromanschlüsse. Ein Fahrer, der im dritten Hinterhof sucht, verliert dir zwanzig Minuten Aufbauzeit.
Die finale Gästezahl: warum es einen Stichtag gibt
Fast jeder Berliner Caterer setzt einen Stichtag für die verbindliche Gästezahl, meist fünf bis sieben Werktage vor dem Event. Das ist keine Schikane, sondern der Tag, an dem die Küche mit deinem Auftrag in Vorleistung geht: Frischware wird bestellt, Personal wird eingeteilt und zugesagt, Transporter werden verplant, und die Vorbereitung beginnt bei größeren Events schon zwei Tage vorher. Ab diesem Punkt kostet jede Änderung jemanden Geld, und die Frage ist nur noch, wen.
Praktisch heißt das zweierlei. Absagen nach dem Stichtag werden mitberechnet, weil Ware und Schicht bereits bezahlt sind. Zusagen nach dem Stichtag sind nicht garantiert, und wenn sie möglich sind, dann oft zu einem höheren Satz, weil die Küche nachkaufen und nachproduzieren muss. Setz deine eigene Rückmeldefrist deshalb drei bis vier Tage vor den Stichtag des Caterers. Dieser Puffer ist der Unterschied zwischen einer sauberen Zahl und einer Schätzung.
Anzahlung, Vertrag und die Fristen dahinter
Üblich ist eine Anzahlung bei Auftragsbestätigung und der Rest nach dem Event, bei Firmenkunden meist auf Rechnung mit Zahlungsziel. Wie hoch die Anzahlung ausfällt, ist von Küche zu Küche verschieden und steht im Angebot; frag danach, bevor du zusagst, statt es aus dem Kleingedruckten zu erfahren. Wichtiger als die Höhe ist ohnehin, was an Fristen daran hängt.
Acht Punkte, die schriftlich stehen müssen
- LeistungsumfangWelche Gerichte, welche Mengen, welches Servicelevel. Ein Angebot, das nur Gesamtsummen nennt, lässt sich nach dem Event nicht mehr überprüfen.
- Zeitfenster des PersonalsService wird für ein Fenster gebucht, nicht für einen Abend. Lass dir Beginn, Ende und den Stundensatz für jede weitere angefangene Stunde geben.
- Stichtag und ToleranzDatum für die finale Gästezahl plus der Spielraum, den ihr vereinbart habt. Beides in einem Satz, damit es später keine zwei Lesarten gibt.
- StornostaffelWas kostet eine Absage acht Wochen, zwei Wochen oder drei Tage vorher? Die Staffel ist Standard im Markt, die Prozentsätze sind es nicht.
- Anzahlung und ZahlungszielHöhe, Fälligkeit und wann die Schlussrechnung kommt. Bei Firmenkunden kommt hier die Frage nach Bestellnummer oder Kostenstelle dazu.
- Kaution und RückgabeFür Mietgeschirr, Stehtische und Equipment wird oft eine Kaution fällig. Kläre gleich mit, ob gespült oder ungespült zurückgeht und wer abholt.
- Lieferzone und Pauschale30 € in die Innenstadt, 65 € in die Außenbezirke, 120 € nach Brandenburg. Und die Frage, ob eine zweite Anfahrt zum Abholen extra berechnet wird.
- Ansprechpartner mit HandynummerAuf beiden Seiten, erreichbar am Eventtag. Diese eine Zeile rettet mehr Abende als jede andere im Vertrag.
Der Ablaufplan für den Eventtag
Drei Tage vorher schickst du allen Beteiligten eine Seite mit Uhrzeiten: dem Caterer, der Location, deinem Team und der Person, die am Tag vor Ort ist. Der Plan unten geht von einem Event aus, das um 18 Uhr beginnt, und lässt sich für jede andere Uhrzeit verschieben. Wichtig sind nicht die Minuten, sondern die Reihenfolge und die Puffer.
Ablaufplan für ein Event um 18 Uhr
- 15:00 · Zugang, Strom, FlächeLocation ist offen, Schlüssel übergeben, Halteverbot steht, Aufzug ist reserviert. Tische für Buffet und Getränke stehen dort, wo sie stehen sollen, und die Steckdosen für Warmhaltegeräte sind erreichbar.
- 16:00 · AnlieferungGib dem Caterer ein Fenster von 60 Minuten statt einer Uhrzeit. Jemand von euch nimmt die Lieferung an, prüft gegen die Auftragsbestätigung und weiß, wo alles hinkommt.
- 16:30 · AufbauBuffet aufbauen, Laufwege prüfen, von zwei Seiten zugänglich machen, wenn mehr als 60 Gäste kommen. Beschriftung der Speisen inklusive Allergenhinweisen kontrollieren, solange die Küche noch da ist.
- 17:30 · Getränke kalt, BriefingKühlung braucht Vorlauf, Weißwein und Bier gehören spätestens jetzt in die Kühlung. Kurzes Briefing mit dem Servicepersonal: Ablauf, Reden, Sonderteller, wer euer Ansprechpartner ist.
- 18:00 · Gäste, Getränke, BegrüßungErst Getränke, dann Begrüßung, dann Buffet. Ein Buffet, das vor der Rede geöffnet wird, hört niemand mehr zu.
- 18:20 · Buffet öffnenBei mehr als 80 Gästen tischweise freigeben, sonst steht die Hälfte der Feier zwanzig Minuten in der Schlange.
- 20:30 · Nachlegen oder abräumenEntscheidung mit der Küche: Wird nachgelegt, oder kommt der Dessert-Teil? Warmhaltegeräte laufen nicht endlos, ohne dass das Essen leidet.
- Ende + 60 bis 90 Minuten · AbbauAbbau dauert grob die Hälfte der Aufbauzeit. Kläre vorher, bis wann die Location geräumt sein muss, wer das Leergut mitnimmt und wann das Mietgeschirr abgeholt wird.
Wer bei euch was entscheidet
Der zweithäufigste Grund für Chaos nach dem Kalender ist eine unklare Zuständigkeit. Ein Caterer braucht eine Stimme, nicht drei: Sonst bekommt er am Montag eine Menüänderung von der Assistenz, am Mittwoch eine Budgetabsage aus der Buchhaltung und am Freitag eine neue Gästezahl vom Team. Schreib vor der ersten Anfrage auf, wer welche Entscheidung trifft, und gib dem Caterer genau einen Namen.
Sieben Rollen, jede mit einem Namen dahinter
- BudgetfreigabeWer darf die Summe final zusagen, und bis zu welcher Höhe ohne Rückfrage? Diese Person muss nicht im Projekt sein, aber sie muss erreichbar sein, wenn das Angebot kommt.
- MenüentscheidungEine Person entscheidet, maximal zwei stimmen ab. Geschmacksrunden mit sieben Beteiligten enden in einem Kompromissmenü, das niemandem gefällt.
- Gästeliste und RückmeldungenWer sammelt Zusagen, wer mahnt nach, wer meldet die finale Zahl an den Caterer? Am besten dieselbe Person, sonst geht die Zahl auf dem Weg verloren.
- UnverträglichkeitenWer fragt sie ab, wer hält die Liste, wer gibt sie weiter? Diese Rolle ist sicherheitsrelevant und gehört nicht nebenbei erledigt.
- Location-KontaktEine Person spricht mit dem Haus: Anlieferung, Strom, Schlüssel, Endzeit. Zwei Kanäle zur Location erzeugen zuverlässig widersprüchliche Zusagen.
- Vor Ort am EventtagNicht der Gastgeber und nicht die Geschäftsführung. Jemand mit Handy in der Hand, der von 15 bis 23 Uhr ansprechbar ist und Entscheidungen treffen darf.
- Rechnung und BuchhaltungWer nimmt die Rechnung an, prüft gegen die Auftragsbestätigung und gibt sie frei? Bei Firmenevents gehört die Bestellnummer schon in die Anfrage.
Die Kurzfassung zum Ausdrucken
Wenn du nur eine Seite mitnimmst, dann diese. Sechs Zeilen, sechs Zeitpunkte, und jede Zeile ist erledigt oder nicht.
Sechs Zeilen von der Idee bis zum Abbau
- 12 Wochen vorherDatum, Gästezahl als Spanne, Budget als Zahl, Location samt ihrer Regeln. Anfrage raus über Catering anfragen.
- 8 Wochen vorherAngebote vergleichbar machen, Tasting terminieren, wenn Größe oder Anlass es tragen, Vertrag und Stornostaffel lesen.
- 6 Wochen vorherCaterer schriftlich zusagen, Anzahlung leisten, Location über Anlieferung und Strombedarf informieren.
- 4 Wochen vorherMenü final, Getränke entschieden, Geschirr und Mobiliar geklärt, Abfrage der Unverträglichkeiten läuft.
- 7 Tage vorherFinale Gästezahl an den Caterer, Unverträglichkeiten schriftlich nachgereicht, Ansprechpartner mit Handynummer auf beiden Seiten.
- 3 Tage vorherAblaufplan mit Lieferfenster, Aufbau, Ausgabe und Abbau an alle. Danach ändert sich nichts mehr außer dem Wetter.
Häufige Fragen zum Catering-Zeitplan
Kurz beantwortet
Für ein normales Event 8 bis 12 Wochen vorher. Für den Dezember, für Sommersamstage und für alles ab 100 Gästen drei bis sechs Monate. Ein Büro-Lunch unter der Woche geht auch in ein bis zwei Wochen. Je früher du fragst, desto mehr Küchen haben deinen Termin noch frei, und desto eher ist am Menü zu drehen.
Deutlich kurzfristiger, als die meisten denken, solange dein Termin kein Samstag im Sommer und kein Abend im Dezember ist. Für Lieferung ohne Personal finden sich oft noch Kapazitäten innerhalb weniger Tage. Was kurzfristig fehlt, ist nicht das Essen, sondern die Auswahl: Du nimmst, was frei ist, und verhandelst nicht mehr.
In der Regel fünf bis sieben Werktage vor dem Event. Dann bestellt die Küche Frischware, teilt Personal ein und beginnt die Vorbereitung. Absagen nach diesem Stichtag werden mitberechnet, Zusagen danach sind nicht garantiert. Vereinbare vorher eine Toleranz von etwa fünf bis zehn Prozent nach oben.
Bei größeren Events ab etwa 60 bis 80 Gästen, bei mehrgängigen Menüs und bei einmaligen Anlässen ja. Bei Büro-Lunch, Fingerfood oder einem Standardbuffet ist der Aufwand größer als der Nutzen. Der richtige Zeitpunkt liegt vier bis sechs Wochen vorher mit zwei oder drei Küchen in der engeren Wahl. Viele Caterer berechnen es pro Person und rechnen es bei Zusage an.
Rechne für ein Buffet mit 60 bis 90 Minuten Aufbau vor dem Start und mit etwa der Hälfte davon für den Abbau nach dem Ende. Mit Live-Station, Mobiliar oder Zelt wird daraus schnell das Doppelte. Entscheidend ist weniger die Menge als der Weg: Hinterhof, Treppe oder ein Aufzug mit Zeitfenster kosten mehr Zeit als hundert zusätzliche Teller.
Innerhalb der vereinbarten Toleranz gar nichts, deshalb ist sie so nützlich. Darüber hinaus versucht die Küche nachzuproduzieren, meist zu einem höheren Satz und ohne Garantie. Der kleine Sicherheitspuffer gehört ins Gespräch vor der Zusage, nicht in den Anruf am Vortag.
Diesen Zeitplan mit Catervia abkürzen
Der langsamste Teil dieser Checkliste ist der Anfang: fünf Caterer heraussuchen, fünfmal dasselbe Formular ausfüllen, auf Antworten warten, die in unterschiedlichen Formaten zurückkommen. Genau diesen Teil nehmen wir dir ab.
Du beschreibst dein Event einmal: Datum, Gästezahl, Format, Budget, Location und alles, was du aus dieser Checkliste schon weißt. Wir geben das Briefing an Berliner Caterer weiter, die an deinem Datum wirklich frei sind und zu deiner Größe passen. Rückmeldung hast du innerhalb von 24 Stunden, und die Angebote kommen in einer Form zurück, in der du sie nebeneinanderlegen kannst.
Wenn danach etwas fehlt, eine Zeile unklar ist oder der Preis über deinem Budget liegt, fragen wir für dich nach, statt dich mit fünf E-Mail-Verläufen allein zu lassen. Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, steht unter So funktioniert's. Für Firmenevents gibt es außerdem eine eigene Seite zum Firmenfeier-Catering in Berlin.