Inhalt
- 01Gramm pro Person: die Mengen fürs Buffet
- 02Fingerfood: wie viele Stück pro Person
- 03Wie Tageszeit und Anlass den Appetit verschieben
- 04Stehend oder sitzend: derselbe Abend, andere Menge
- 05Zwei Stunden Empfang, sechs Stunden Fest
- 06Was deine Menge in Berlin kostet
- 07Reste, Rückgabe und was der Caterer mitnehmen darf
- 08Der Sicherheitspuffer, der nichts bringt
- 09Häufige Fragen zu Catering-Mengen
- 10Wie Catervia die Mengen mit dem Caterer durchgeht
Für ein Buffet als volle Mahlzeit rechnest du mit 400 bis 500 g Essen pro Person, für Fingerfood am Abend mit 12 bis 15 Stück. Das sind die beiden Zahlen, wegen denen die meisten hier landen, und sie stimmen. Sie verschieben sich nur, sobald die Tageszeit, die Dauer oder die Frage dazukommt, ob deine Gäste stehen oder sitzen. Wie stark sie sich verschieben, steht hier, mit allen Zwischengrößen von der Vorspeisensuppe bis zum späten Gang um Mitternacht. Was die Menge dann kostet, rechnest du im Budget-Rechner nach.
Die kurze Antwort
Ein Buffet, das die Hauptmahlzeit des Abends ist, planst du mit 400 bis 500 g pro Person, Dessert und Getränke nicht eingerechnet. Läuft nebenher ein Programm oder ist es Mittag, reichen 300 bis 400 g. Fingerfood zählst du nicht in Gramm, sondern in Stück: 4 bis 6 zum Aperitif, 8 bis 10 als kleine Mahlzeit, 12 bis 15, wenn kein weiterer Gang mehr kommt.
- Buffet als Hauptmahlzeit: 400 bis 500 g pro Person, davon rund 150 g Hauptkomponente
- Buffet am Mittag oder neben einem Programm: 300 bis 400 g
- Fingerfood zum Empfang, ein bis zwei Stunden: 4 bis 8 Stück
- Fingerfood als Abendessen, ab drei Stunden: 12 bis 15 Stück
- Faustregel für die Dauer: 4 bis 5 Stück für die erste Stunde, 2 bis 3 für jede weitere
- Obendrauf: Dessert 100 bis 150 g, eine Vorspeisensuppe 150 bis 200 ml
Gramm pro Person: die Mengen fürs Buffet
Die Zahl, die du suchst, ist ein Gesamtgewicht und keine Rezeptur. 450 g pro Person heißt nicht, dass jeder Gast 450 g isst. Es heißt, dass die Küche genug produziert, damit der eine, der sich zweimal einen vollen Teller holt, und der andere, der bei Salat und Brot bleibt, am selben Buffet satt werden. Deshalb steht in der folgenden Tabelle jede Komponente zweimal: als einziger Gang braucht sie eine volle Portion, in einem Buffet mit fünf anderen Schüsseln deutlich weniger.
Mengen pro Person nach Komponente · Planungsgrößen für ein Buffet
| Komponente | als einziger Gang | im Buffet |
|---|---|---|
| Fleisch oder Fisch Rohgewicht ohne Knochen. Stehen zwei Sorten zur Wahl, plant der Caterer nicht die doppelte Menge, sondern rund 100 g je Sorte. | 180–200 g | 120–150 g |
| Vegetarische Hauptkomponente Ofengemüse, Bratlinge, gefüllte Teigwaren. Etwas mehr Gewicht als Fleisch, weil weniger davon Protein ist. | 180–220 g | 120–150 g |
| Beilagen (Kartoffeln, Reis, Pasta) Bei drei Beilagen zur Wahl bleibt es insgesamt trotzdem bei rund 200 g pro Person. | 180–200 g | 80–100 g je Sorte |
| Gemüse Gegart. Roh als Fingergemüse rechnest du eher 60 bis 80 g. | 150–200 g | 80–100 g |
| Salate Zwei Sorten reichen fast immer. Ab der dritten geht regelmäßig eine halb zurück. | 120–150 g | 60–80 g je Sorte |
| Brot und Gebäck Etwa zwei Scheiben oder ein kleines Brötchen. Der günstigste Puffer, den ein Buffet hat. | 80–100 g | 50–60 g |
| Suppe Als Hauptgang gegen als Vorspeise oder als später Gang im Becher. | 350–400 ml | 150–200 ml |
| Dessert Als eigener Sweet Table gegen zwei bis drei kleine Stücke neben dem Buffet. | 150 g | 100–120 g |
| Käse Als Käsegang gegen Käse als Abschluss neben dem Dessert. | 150 g | 60–80 g |
Planungsgrößen, keine Rezeptur. Eine Küche rechnet in Portionen und Gebinden und landet am Ende bei ähnlichen Summen.
Der wichtigste Satz zu dieser Tabelle steht in der rechten Spalte, und er widerspricht dem Gefühl: Mehr Auswahl bedeutet nicht mehr Menge. Wenn du statt einer Hauptkomponente zwei anbietest, planst du nicht zweimal 150 g, sondern rund 100 g je Sorte. Die Gäste probieren beides, sie essen aber nicht doppelt. Genau daran scheitern Bestellungen, die man selbst zusammenstellt, am häufigsten: Die Liste wird länger, jede Position behält ihre volle Portionsgröße, und am Ende steht die Hälfte des Buffets unberührt in der Küche.
So setzen sich 500 g Buffet pro Person zusammen · Dessert kommt separat dazu
- Hauptkomponente30%150 g Fleisch, Fisch oder eine vollwertige vegetarische Alternative.
- Beilagen40%200 g, verteilt auf zwei bis drei Sorten, also 80 bis 100 g je Sorte.
- Salate und Gemüse20%100 g, meist auf zwei Salate oder einen Salat und ein warmes Gemüse aufgeteilt.
- Brot10%50 g, also zwei Scheiben oder ein kleines Brötchen pro Person.
Dessert zählt in dieser Rechnung nicht mit. Ein Sweet Table kommt mit 100 bis 150 g pro Person obendrauf und steht im Angebot als eigener Posten: in Berlin ab 6 € netto pro Person, üblich sind 8 bis 18 €. Wie sich dieser und alle anderen Posten zu einem Gesamtpreis addieren, steht in unserem Beitrag zu den Catering-Kosten pro Person.
Fingerfood: wie viele Stück pro Person
Fingerfood rechnet niemand in Gramm, weil ein Häppchen zwischen 15 und 40 g wiegt und die Zahl dadurch nichts erklärt. Die Einheit ist das Stück. Und die entscheidende Frage ist nicht, wie lange gefeiert wird, sondern welche Rolle das Essen an diesem Abend spielt: Begleitung zum Sekt, kleine Mahlzeit neben dem Programm oder voller Ersatz fürs Abendessen.
Fingerfood pro Person · nach Rolle des Essens, nicht nach Gästezahl
| Rolle des Essens | Stück pro Person | typische Dauer |
|---|---|---|
| Aperitif vor dem eigentlichen Essen Sekt in der Hand, Menü oder Buffet kommt danach. Mehr als sechs Stück nehmen dem Hauptgang die Wirkung. | 4–6 | 45–90 Min. |
| Empfang, Essen kommt später Der klassische Sektempfang vor der Trauung oder vor der Ansprache. | 6–8 | 1–2 Std. |
| Kleine Mahlzeit neben dem Programm Vernissage, Produktvorstellung, Netzwerkabend. Die Gäste sollen satt genug sein, um zu bleiben. | 8–10 | 2–3 Std. |
| Fingerfood ersetzt das Abendessen Mindestens die Hälfte der Sorten braucht eine sättigende Basis aus Brot, Teig oder Kartoffel. | 12–15 | 3–4 Std. |
| Langer Abend ohne weiteren Gang Sinnvoll nur mit Nachschub in zwei Wellen, nicht als ein einziger großer Aufbau. | 15–18 | ab 4 Std. |
| Sweet Table zusätzlich Kleine süße Teile zum Kaffee. Zählt nicht gegen die herzhafte Menge. | 2–3 | letzte Stunde |
Stückzahlen pro Person. Preislich liegt Fingerfood in Berlin ab 10 € netto pro Person, üblich sind 14 bis 25 €, in der Premium-Variante ab 15 € und üblich 22 bis 35 €.
Dahinter steht eine Faustregel, die du dir leichter merkst als die Tabelle: für die erste Stunde 4 bis 5 Stück, für jede weitere 2 bis 3. Ein Empfang von 18 bis 20 Uhr landet damit bei 7 bis 8 Stück, ein Abend von 19 bis 23 Uhr bei 12 bis 14. Die erste Stunde zählt doppelt, weil die Gäste hungrig ankommen und weil ein voller Tisch am Anfang schneller leer ist, als Nachschub aus der Küche kommt.
Was die Menge zusätzlich verschiebt, ist die Art der Häppchen. Sechs herzhafte Teile mit Brot, Teig oder Kartoffel machen satt, sechs Löffel mit Tatar oder Ceviche nicht. Wenn dein Fingerfood das Abendessen ersetzen soll, achte auf diese Basis und nicht auf die Stückzahl allein. Was in Berlin unter Fingerfood angeboten wird und wo die Preise dafür liegen, steht auf der Seite zum Fingerfood-Catering.
Wie Tageszeit und Anlass den Appetit verschieben
Derselbe Gast isst um 12 Uhr anders als um 20 Uhr, und zwar planbar anders. Ein Mittagessen hat ein hartes Ende: Danach geht es zurück ins Meeting, niemand holt sich einen dritten Teller, und ein zu groß gerechnetes Buffet bleibt garantiert stehen. Ein Abend hat kein Ende, das jemand von außen vorgibt, und das merkst du an der Abnahme.
Als Planungsgrößen über den Tag: Frühstück und Brunch 250 bis 350 g pro Person, Mittag 350 bis 400 g, Kaffee und Kuchen am Nachmittag 100 bis 150 g, Abendessen 400 bis 500 g. Das schwächste Fenster liegt zwischen 14 und 17 Uhr. Wer dort ein volles Buffet aufbaut, bezahlt für Essen, das gegen den Tagesrhythmus seiner Gäste anläuft, und bekommt es fast vollständig zurück.
Der Anlass verschiebt die Rechnung noch einmal. Bei einer Firmenfeier mit Bühnenprogramm essen die Gäste in zwei Wellen und insgesamt weniger, weil die Aufmerksamkeit vorn ist. Bei einer Hochzeit ist es umgekehrt: Sektempfang, Essen und der späte Teil des Abends sind drei Esssituationen, und die letzte wird regelmäßig vergessen. Wer um Mitternacht noch tanzt, isst noch einmal, und das sind 100 bis 150 g pro Person, die so in keinem Angebot stehen.
Stehend oder sitzend: derselbe Abend, andere Menge
Ein sitzender Gast hat zwei Hände frei und einen Tisch, auf dem der Teller abstellbar ist. Ein stehender Gast hält ein Glas, und damit ist eine Hand weg. Das klingt banal und ist der Grund, warum dieselbe Gästezahl an Stehtischen spürbar weniger abnimmt als an gedeckten Tischen.
Praktisch heißt das: Ein Buffet mit Sitzplätzen planst du am oberen Ende, also 450 bis 500 g. Ein Buffet, an dem sich die Gäste bedienen und danach an Stehtischen essen, planst du bei rund 400 g. Ein reiner Stehempfang liegt noch einmal darunter, rechnet aber ohnehin in Stück und nicht in Gramm. Wo du mehr planen musst und nicht weniger, ist das Geschirr: Wer im Stehen isst, stellt Teller früher ab und nimmt sich einen neuen.
Sitzplätze ändern noch etwas anderes: Wer sitzt, bleibt. Ein gedecktes Menü bindet deine Gäste für die Dauer der Gänge an einen Platz, ein Stehempfang lässt sie zirkulieren. Welches Format zu deinem Abend passt und was jedes an Raum, Personal und Zeit braucht, haben wir in Fingerfood, Buffet oder Menü nebeneinandergestellt.
Zwei Stunden Empfang, sechs Stunden Fest
Hier steckt die Annahme, die am häufigsten falsch ist. Ein Fest über sechs Stunden braucht nicht das Dreifache eines Empfangs über zwei. Es braucht ungefähr das Anderthalbfache, und der Rest verschiebt sich vom Essen zu den Getränken.
Ein Buffet wird in den ersten 30 bis 45 Minuten geplündert, dann passiert lange wenig. Gäste, die satt sind, werden von einer weiteren Stunde nicht wieder hungrig, sie werden durstig. Deshalb steigt auf langen Festen die Getränkemenge steil und die Essensmenge kaum. Wie du die Getränke dazu rechnest, steht in Getränke pro Person berechnen.
Was auf langen Abenden tatsächlich funktioniert, ist ein zweites, kleines Fenster. Gegen 22 oder 23 Uhr, wenn getanzt wurde, kommt noch einmal etwas Warmes: eine Suppe im Becher, Currywurst, Laugengebäck. Rechne dafür 100 bis 150 g oder 3 bis 5 Stück pro Person, nicht mehr. Das ist deutlich günstiger als ein von Anfang an zu groß geplantes Hauptbuffet, und es trifft den Moment besser, weil es genau dann kommt, wenn wieder Hunger da ist.
Was deine Menge in Berlin kostet
Mengen und Budget hängen zusammen, sie sind aber nicht dasselbe. Du weißt jetzt, wie viel Essen dein Abend braucht. Was dieses Essen in Berlin kostet, hängt am Format, am Servicelevel, an den Getränken und am Lieferort. Der Rechner setzt genau diese Angaben zusammen und gibt dir eine Spanne statt einer Fantasiezahl. Ein verbindliches Angebot bekommst du danach über die Catering-Anfrage, kostenlos und unverbindlich.
Von der Menge zum Budget, in 30 Sekunden
Stell dein Event ein: Format, Gästezahl, Anlass, Servicelevel, Getränke und Lieferort. Du siehst sofort eine Spanne pro Person und für das ganze Event, aufgeschlüsselt nach Speisen, Service, Getränken, Ausstattung und Lieferung. Zwischen netto und brutto kannst du umschalten.
Dein Catering-Budget
50
Das Essen wird angeliefert, Aufbau und Service übernimmst du selbst.
Getränke
Teller, Besteck, Gläser, Stehtische und Co. dazurechnen.
Preisanzeige
Pro Person
18–44 €
Gesamt geschätzt930–2.230 €für 50 Gäste
So setzt sich das Budget zusammen
- Speisen14–35 €
- Getränke4–9 €
- Lieferung30 €
Basis der Schätzung
- Buffet (warm & kalt)
- für 50 Gäste
- Firmen- & Büro-Event
- Nur Lieferung
- Softdrinks
- Berlin Innenstadt (S-Bahn-Ring)
Alle Preise netto. Zzgl. 7 % MwSt. auf Speisen und 19 % auf Getränke.
Unverbindliche Schätzung. Echte Angebote variieren je nach Caterer, Menü und Saison.
Reste, Rückgabe und was der Caterer mitnehmen darf
Die Frage kommt in fast jeder Planung, meistens spät: Was passiert mit dem, was übrig bleibt? Die ehrliche Antwort ist unbequem. Was einmal auf einem offenen Buffet stand, geht nicht zurück in die Kühlung des Caterers. Sobald eine Speise die Temperaturführung verlassen hat und für Gäste frei zugänglich war, kann niemand mehr belegen, wie lange sie wo gestanden hat. Ein Caterer, der sie wieder einkühlt und beim nächsten Auftrag ausgibt, arbeitet gegen seine eigene Hygieneverantwortung.
Die Temperaturen, mit denen Küchen arbeiten, sind schnell erzählt: Warmes wird bei mindestens 65 °C gehalten, Kaltes bei höchstens 7 °C, und warm gehalten wird so kurz wie möglich, üblicherweise nicht länger als drei Stunden. Dazwischen liegt der Bereich, in dem Keime am schnellsten arbeiten, und genau dort steht ein Buffet, das zu lange offen ist.
Für dich als Gastgeber folgt daraus dreierlei. Erstens: Plane Reste nicht als Ersparnis ein, du kannst sie nicht verlässlich mitnehmen. Zweitens: Wenn du oder deine Gäste etwas mitnehmen wollt, kläre das vor dem Event und schriftlich. Mit der Übergabe wandert die Verantwortung zu euch, und die meisten Caterer regeln das lieber in der Vereinbarung als spontan um 23 Uhr. Drittens: Unberührte, durchgehend gekühlte und original verpackte Ware ist die Ausnahme, über die sich reden lässt. Alles andere ist keine.
Der Sicherheitspuffer, der nichts bringt
Am Ende jeder Planung kommt derselbe Reflex: lieber für zehn Prozent mehr Gäste bestellen, falls doch jemand auftaucht. Das Problem daran ist, dass du damit einen Puffer auf einen Puffer legst. Die 400 bis 500 g pro Person sind keine Essensmenge, sondern eine Produktionsmenge. Sie decken die Spreizung zwischen dem Gast, der 250 g nimmt, und dem, der 700 g nimmt, bereits ab.
Rechne den Aufschlag einmal in Euro. 60 zugesagte Gäste, Buffet zur Mitte der üblichen Spanne von 20 bis 35 €, also 25 € netto pro Person. Zehn Prozent Puffer sind sechs zusätzliche Gedecke und damit 150 € netto für Essen, das niemand isst. Bei 120 Gästen sind es 300 €, und bei einem Premium-Buffet zur Mitte seiner Spanne von 35 bis 55 € noch einmal deutlich mehr.
Was stattdessen hilft, ist kein Prozentsatz, sondern eine Absprache. Diese fünf Punkte fangen unerwartete Gäste besser ab und kosten einen Bruchteil.
Statt zehn Prozent Puffer
- Den Stichtag ernst nehmenDie Gästezahl wird bei den meisten Berliner Caterern wenige Tage vorher verbindlich. Hol dir bis dahin echte Zusagen statt Einladungen und plane mit dieser Zahl, nicht mit der Hoffnung.
- Nachrücker vorher klärenFrag, bis wann du nach oben korrigieren kannst und was ein zusätzliches Gedeck dann kostet. Ein Caterer, der die Frage vorher gehört hat, hält meistens ein paar Portionen bereit, statt sie dir zum Aufschlag zu berechnen.
- Puffer in der Breite, nicht in der MengeEin zusätzlicher Brotkorb, eine Schüssel Salat mehr und etwas mehr Beilage fangen zwei unerwartete Gäste zuverlässig ab. Zehn Prozent auf alles kosten ein Vielfaches davon und liegen am Ende in der Restetonne.
- Kinder und Kurzgäste gesondert zählenKinder rechnest du mit etwa der halben Menge. Gäste, die nur zum Empfang kommen und vor dem Essen gehen, rechnest du mit 4 bis 6 Stück Fingerfood statt mit einem vollen Gedeck. Beides in einer Gesamtzahl zu verstecken, verzerrt die Kalkulation in beide Richtungen.
- Eine Sorte weniger, dafür sicher genugWenn du ein schlechtes Gefühl hast, streiche eine Sorte und erhöhe die Menge der verbliebenen. Das kostet nichts, hält die Schüsseln über den ganzen Abend gefüllt und sieht am Buffet besser aus als sechs halb leere Platten.
Häufige Fragen zu Catering-Mengen
Kurz beantwortet
400 bis 500 g, wenn das Buffet die Hauptmahlzeit ist, und 300 bis 400 g, wenn es mittags stattfindet oder neben einem Programm läuft. Dessert kommt mit 100 bis 150 g obendrauf. Innerhalb der 500 g planst du rund 150 g Hauptkomponente, 200 g Beilagen, 100 g Salat und Gemüse und 50 g Brot.
4 bis 6 Stück als Aperitif, 6 bis 8 für einen Empfang von ein bis zwei Stunden, 8 bis 10 als kleine Mahlzeit und 12 bis 15, wenn das Fingerfood das Abendessen ersetzt. Die Faustregel dahinter: 4 bis 5 Stück für die erste Stunde, 2 bis 3 für jede weitere.
Als Hauptgang rechnest du 200 bis 250 g Fleisch im Rohgewicht pro Person, insgesamt und nicht je Sorte, dazu 150 bis 200 g Beilagen und Salate. Wenn drei Sorten auf dem Rost liegen, wird die Gesamtmenge nicht größer, sie verteilt sich nur. Was ein Grillfest sonst noch braucht, steht in Sommerfest planen.
Kaum. Ein Fest über sechs Stunden braucht etwa das Anderthalbfache eines Empfangs über zwei Stunden, nicht das Dreifache. Was steigt, ist der Getränkeverbrauch. Statt das Hauptbuffet zu vergrößern, planst du besser einen zweiten kleinen Gang am späten Abend mit 100 bis 150 g pro Person.
Was auf einem offenen Buffet stand, nimmt der Caterer nicht zurück in seine Kühlung, weil sich die Temperaturführung nach der Ausgabe nicht mehr belegen lässt. Ob du oder deine Gäste etwas mitnehmen dürft, klärst du vorher und schriftlich. Unberührte, durchgehend gekühlte und verpackte Ware ist die Ausnahme, über die man reden kann.
Nein. Die Mengen pro Person enthalten bereits den Puffer für ungleiches Essverhalten. Zehn Prozent obendrauf kosten bei 60 Gästen und einem Buffet zu 25 € netto rund 150 € für Essen, das niemand isst. Kläre stattdessen vorher, bis wann du nach oben korrigieren kannst.
Wie Catervia die Mengen mit dem Caterer durchgeht
Bis hierhin hast du Zahlen. Der schwierige Teil kommt danach: Im Angebot steht „Buffet für 80 Personen“ und kein einziges Gramm. Ob dahinter 350 g oder 500 g stehen, siehst du erst am Abend, und dann ist es zu spät für beide Richtungen.
In der Catering-Anfrage beschreibst du dein Event einmal: Gästezahl, Uhrzeit, Dauer, ob gesessen oder gestanden wird. Mehrere Berliner Caterer rechnen auf dasselbe Briefing, sodass du Mengen und Preise nebeneinander siehst statt eines einzelnen Vorschlags. Rückmeldung hast du innerhalb von 24 Stunden.
Wenn ein Angebot bei der Menge vage bleibt, fragen wir nach, bevor du entscheidest: Wie viele Gramm pro Person stehen hinter dem Buffet? Wie viele Stück hinter dem Fingerfood? Wie lange ist die Ausgabe geplant? Diese drei Antworten machen zwei Angebote erst vergleichbar, und sie kosten nichts außer der Frage. Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, steht unter So funktioniert’s.