Inhalt
- 01Catering Preise in Berlin nach Format
- 02Wo das Geld tatsächlich hingeht
- 03Die Mehrwertsteuer-Falle: 7 % auf Essen, 19 % auf Getränke
- 04Was die Gästezahl mit dem Pro-Kopf-Preis macht
- 05Servicelevel: von der Lieferung bis zum Live-Cooking
- 06Die versteckten Kosten, die im Pro-Kopf-Preis nicht stehen
- 07Rechne dein eigenes Budget aus
- 08Neun Wege, den Preis zu senken, ohne an Qualität zu sparen
- 09Häufige Fragen zu Catering-Kosten in Berlin
- 10Wie Catervia dein Budget in die Verhandlung trägt
Catering kostet in Berlin zwischen 6 € und 120 € pro Person, netto. Die Spanne ist kein Ausweichen, sie ist der ehrliche Abstand zwischen belegten Brötchen am Konferenztisch und einem Menü, das am Platz serviert wird. Vier Dinge entscheiden, wo du landest: das Format, der Service, die Getränke und die Logistik. Hier stehen alle vier mit echten Zahlen, und am Ende rechnest du deinen eigenen Preis im Budget-Rechner aus.
Die kurze Antwort
Für ein einfaches Catering zum Liefern rechnest du mit 6 bis 18 € pro Person netto. Ein ordentliches Buffet mit Aufbau liegt bei 18 bis 30 €, ein gehobenes Event mit Servicepersonal bei 30 bis 50 €, ein mehrgängiges Menü mit voller Betreuung bei 50 € aufwärts. Personal, Getränke und Lieferung sind in diesen Zahlen noch nicht enthalten.
- Budget: ab 6 €, üblich 8 bis 18 € pro Person · belegte Brötchen, einfaches Fingerfood, schlichtes Buffet zum Liefern
- Standard: ab 13 €, üblich 18 bis 30 € · warm-kaltes Buffet oder reichhaltiges Fingerfood, geliefert und aufgebaut
- Premium: ab 21 €, üblich 30 bis 50 € · hochwertiges Buffet oder BBQ mit Servicepersonal
- Luxus: ab 35 €, üblich 50 bis 120 € · mehrgängiges Menü am Platz, Live-Cooking, volle Betreuung
- Dazu kommen Service ab 1 €, Getränke ab 4 € und eine Lieferpauschale ab 30 € pro Event
Catering Preise in Berlin nach Format
Das Format ist der größte einzelne Hebel am Preis, größer als die Location und größer als die Gästezahl. Hinter einem Frühstück und einem Fine-Dining-Menü steht derselbe Beruf, aber nicht derselbe Aufwand: die eine Küche schneidet Obst und backt Brötchen auf, die andere arbeitet zwei Tage vor und bringt eine Brigade mit. Die Spalte ab ist dabei kein Lockpreis, sondern das, was das preisgetriebene Ende des Berliner Marktes für ein sauber zugeschnittenes Briefing tatsächlich aufruft. Die Spalte üblich ist der Bereich, in dem die meisten Angebote landen.
Catering Preise pro Person in Berlin · netto, ohne Service, Getränke und Lieferung
| Format | ab | üblich |
|---|---|---|
| Frühstück & Brunch Von belegten Brötchen bis zum warmen Frühstücksbuffet. | ab 6 € | 8–22 € |
| Business-Lunch Mittagessen für Meetings, Schulungen und Tagungen. | ab 10 € | 14–30 € |
| Fingerfood Häppchen im Stehen, gut für Empfänge und Vernissagen. | ab 10 € | 14–25 € |
| Fingerfood Premium Mehr Häppchen pro Person, hochwertigere Zutaten. | ab 15 € | 22–35 € |
| Buffet (warm & kalt) Der Klassiker für Firmenfeiern und private Feste. | ab 14 € | 20–35 € |
| Premium-Buffet Mehr Gänge, bessere Zutaten, größere Auswahl. | ab 25 € | 35–55 € |
| BBQ & Grill Sommerfest im Freien, Grill und Beilagen. | ab 20 € | 28–45 € |
| BBQ mit Live-Station Köche grillen vor den Gästen, inklusive Station und Aufbau. | ab 32 € | 45–70 € |
| Fine-Dining-Menü Mehrgängig, am Platz serviert, Küche und Service aus einer Hand. | ab 42 € | 60–120 € |
| Veganes Menü Voll pflanzlich, von der Bowl bis zum Menü. | ab 15 € | 22–45 € |
| Dessert & Sweet Table Als Ergänzung gerechnet, nicht als Hauptmahlzeit. | ab 6 € | 8–18 € |
Alle Angaben netto pro Person. Auf Speisen kommen 7 % Mehrwertsteuer, auf Getränke 19 %.
Zwei Zahlen aus der Tabelle lohnen einen zweiten Blick. Das BBQ mit Live-Station kostet gut die Hälfte mehr als ein einfacher Grill, weil du dort nicht das Fleisch bezahlst, sondern Köche, die drei Stunden am Rost stehen, und eine Station, die auf- und wieder abgebaut werden muss. Und das vegane Menü liegt mit 22 bis 45 € nicht unter einem vergleichbaren Menü mit Fleisch, obwohl die Rohstoffe günstiger sind, weil pflanzliche Küche, die wirklich satt macht, Handarbeit ist. Für die beiden häufigsten Formate gibt es eigene Seiten mit Menübeispielen: Buffet-Catering und Fingerfood-Catering.
Wo das Geld tatsächlich hingeht
Der Preis pro Person, den du in einem Angebot liest, ist fast nie nur Essen. Nimm ein konkretes Event: Buffet für 60 Gäste, Full Service, Softdrinks, Mietgeschirr, Lieferung in die Innenstadt, jeweils die Mitte der üblichen Spanne. Das sind 2.970 € netto, und so verteilen sie sich.
Buffet für 60 Gäste mit Full Service, Softdrinks und Mietgeschirr · 2.970 € netto
- Speisen51%25 € pro Person, die Mitte der Buffet-Spanne von 20 bis 35 €.
- Service & Personal24%12 € pro Person für Aufbau, Ausgabe und Abbau durch Servicekräfte.
- Getränke14%7 € pro Person für Softdrinks. Mit Bier und Wein wird daraus gut das Dreifache.
- Lieferung & Ausstattung11%5 € pro Person Mietgeschirr plus 30 € Lieferpauschale in die Innenstadt.
Die Aufteilung verschiebt sich stark, sobald die Getränke anspruchsvoller werden. Tauschst du bei demselben Event die Softdrinks gegen Bier und Wein, also 22 € statt 7 € pro Person, steigt die Rechnung auf 3.870 € netto, und die Getränke allein machen dann gut ein Drittel aus. Das ist der Grund, warum die erste ehrliche Frage an das eigene Budget nicht lautet, was das Essen kostet, sondern was danach kommt.
Die Mehrwertsteuer-Falle: 7 % auf Essen, 19 % auf Getränke
Seit 2026 gilt in Deutschland der ermäßigte Satz von 7 % auf Speisen, und er gilt auch für den Service, das Mietgeschirr und die Lieferung, solange sie zur Bewirtung gehören. Für Getränke bleiben es 19 %. Das klingt nach einer Fußnote für die Buchhaltung, verschiebt den Bruttopreis aber spürbar, je nachdem, was in den Gläsern ist.
Rechne das Buffet von oben einmal durch. Netto sind es 2.970 €, davon 2.550 € mit 7 % und 420 € Getränke mit 19 %. Brutto landest du bei 3.228 €, also bei effektiv knapp 9 % Aufschlag. Derselbe Abend mit Bier und Wein: 2.550 € mit 7 %, 1.320 € mit 19 %, brutto 4.299 €, effektiv gut 11 %.
Praktisch heißt das zweierlei. Erstens: Vergleiche nie ein Nettoangebot mit einem Bruttoangebot, denn bei einem getränkelastigen Event ist der Unterschied größer, als die 7 % vermuten lassen. Zweitens: Wenn du privat planst, ist brutto die einzige Zahl, die zählt. Als Firma mit Vorsteuerabzug rechnest du netto, und derselbe Caterer wirkt plötzlich deutlich günstiger.
Was die Gästezahl mit dem Pro-Kopf-Preis macht
Catering hat Fixkosten, und Fixkosten teilen sich durch Köpfe. Die Anfahrt dauert für 15 Gäste genauso lange wie für 150, der Aufbau ebenfalls, und die Küche braucht ihre Vorbereitungszeit ohnehin. Deshalb ist der Preis pro Person bei kleinen Runden am höchsten. Nicht, weil Caterer kleine Aufträge bestrafen, sondern weil sich derselbe Aufwand auf weniger Teller verteilt.
Am deutlichsten zeigt das der Mindestbestellwert. Die meisten Berliner Caterer setzen ihn bei rund 250 € netto an. Ein Frühstück für zehn Personen zum Einstiegspreis von 6 € wäre rechnerisch 60 €. In der Praxis zahlst du die 250 € und liegst damit bei 25 € pro Kopf, also beim Vierfachen. Dieselbe Bestellung für 40 Personen kommt auf 240 € und rutscht knapp unter die Grenze. Für 45 Personen sind es 270 €, damit liegt sie darüber, und der Preis pro Person ist wieder genau 6 €.
Die Lieferpauschale wirkt genauso. 30 € in die Innenstadt sind bei 20 Gästen 1,50 € pro Kopf und bei 120 Gästen 25 Cent. Die 120 € nach Brandenburg schlagen bei 20 Gästen mit 6 € pro Kopf zu Buche, bei einem Frühstück also noch einmal mit dem kompletten Essenspreis, und bei 100 Gästen sind es 1,20 €.
Diese Aufschläge verschwinden bei rund 50 Gästen. Ab da zahlst du den normalen Pro-Kopf-Preis, und jeder weitere Gast kostet fast nur noch seinen eigenen Teller. Nach oben geht es dann sogar wieder herunter: ab etwa 100 Gästen kalkulieren die meisten Küchen spürbar günstiger, ab 200 noch einmal. Wenn du zwischen zwei Gästelisten schwankst, sind das die Schwellen, die du kennen solltest. Unter 30 Gästen lohnt sich jede Optimierung am Format, über 100 lohnt sich eher das Gespräch über das Menü.
Der Anlass verschiebt die Rechnung zusätzlich, weil er seinen eigenen Aufwand mitbringt. Ein Büro-Lunch für 40 Leute ist logistisch ein anderer Tag als eine Firmenfeier mit Abendprogramm, und eine Hochzeit hat mit Sektempfang, Essen und dem späten Teil des Abends drei Servicefenster statt einem.
Servicelevel: von der Lieferung bis zum Live-Cooking
Nach dem Format ist der Service der zweitgrößte Posten. Er wird pro Person ausgewiesen, obwohl dahinter Arbeitsstunden stecken, und daher kommen die breiten Spannen: dieselbe Servicekraft kostet bei 30 Gästen mehr pro Kopf als bei 90.
Servicelevel pro Person · netto, zusätzlich zum Speisenpreis
| Servicelevel | ab | üblich |
|---|---|---|
| Nur Lieferung Im Speisenpreis enthalten. Die Lieferpauschale kommt separat und nicht pro Person. | 0 € | 0 € |
| Lieferung + Aufbau Kommt fertig aufgebaut an, Personal bleibt nicht vor Ort. | ab 1 € | 2–5 € |
| Full Service Servicekräfte für Aufbau, Ausgabe und Abbau. | ab 6 € | 9–16 € |
| Premium-Service Mehr Personal, längere Betreuung, Getränkeservice am Platz. | ab 11 € | 16–26 € |
| Live-Cooking Köche arbeiten vor den Gästen, inklusive Station und Aufbau. | ab 15 € | 22–38 € |
Netto pro Person, zusätzlich zum Essen. Lieferpauschale pro Event: 30 € in die Innenstadt, 65 € in die Außenbezirke, 120 € nach Brandenburg.
Der Sprung von Lieferung + Aufbau auf Full Service ist der teuerste Schritt in dieser Tabelle, und zugleich der, den man am ehesten auslassen kann. Wenn dein Event in einem Büro stattfindet, in dem ohnehin Leute sind, oder auf einer Feier, bei der sich die Gäste gern selbst bedienen, sparst du 7 bis 11 € pro Person, ohne dass ein einziges Gericht schlechter wird.
Zwei Posten kommen noch obendrauf, und beide werden regelmäßig vergessen. Getränke: Softdrinks ab 4 €, üblich 5 bis 9 € pro Person, Bier und Wein ab 11 €, üblich 16 bis 28 €, eine Open Bar mit Cocktails ab 22 €, üblich 32 bis 46 €. Und Geschirr und Gläser, wenn die Location nichts stellt: ab 2 €, üblich 3 bis 8 € pro Person.
Die versteckten Kosten, die im Pro-Kopf-Preis nicht stehen
Der Preis pro Person ist eine Planungsgröße, keine Rechnung. Was am Ende dazukommt, steht in den Fußnoten des Angebots, in den AGB des Caterers oder im Vertrag mit der Location, und meistens erst dann, wenn jemand danach fragt. Diese sieben Posten solltest du vor der Zusage geklärt haben.
Sieben Posten, die du vorher klären solltest
- LieferzoneInnenstadt 30 €, Außenbezirke 65 €, Brandenburg 120 €, jeweils pro Event und nicht pro Person. Kläre auch, ob eine zweite Anfahrt zum Abholen der Ausstattung extra berechnet wird.
- Mietgeschirr und GläserAb 2 €, üblich 3 bis 8 € pro Person, wenn die Location nichts stellt. Frag nach, ob die Rückgabe gespült oder ungespült erfolgt. Das steht oft im Kleingedruckten und kostet sonst nach.
- MindestbestellwertTypisch 250 € netto. Darunter zahlst du trotzdem die Mindestsumme, was bei kleinen Runden den Preis pro Kopf sprengt.
- Personalstunden und ÜberstundenService wird für ein Zeitfenster gebucht, nicht für einen Abend. Läuft die Feier länger, wird jede angefangene Stunde nachberechnet. Lass dir Fenster und Stundensatz vorher schriftlich geben.
- Korkgeld und StellgebührManche Locations verlangen eine Gebühr für Getränke, die du selbst mitbringst, und eine zweite dafür, dass ein externer Caterer überhaupt in die Küche darf. Beides kommt von der Location, nicht vom Caterer, und beides kippt jede Sparrechnung.
- KautionFür Mietgeschirr, Stehtische und Equipment wird häufig eine Kaution fällig. Sie kommt zurück, bindet aber Geld bis nach dem Event und gehört in die Planung.
- Kurzfristige ÄnderungenDie Gästezahl wird zu einem Stichtag verbindlich, meist wenige Tage vorher. Wer danach absagt, wird trotzdem mitberechnet, und wer danach dazukommt, wird oft zu einem höheren Satz eingeplant.
Rechne dein eigenes Budget aus
Du hast jetzt alle Bausteine beisammen: Format, Service, Getränke, Ausstattung und Lieferung. Der Rechner darunter setzt sie für dein Event zusammen und gibt dir eine Spanne statt einer Fantasiezahl. Ein verbindliches Angebot bekommst du danach über die Catering-Anfrage, kostenlos und unverbindlich.
Dein Catering-Budget in 30 Sekunden
Stell dein Event ein: Format, Gästezahl, Anlass, Servicelevel, Getränke und Lieferort. Du siehst sofort eine Spanne pro Person und für das ganze Event, aufgeschlüsselt nach Speisen, Service, Getränken, Ausstattung und Lieferung. Zwischen netto und brutto kannst du umschalten.
Dein Catering-Budget
50
Das Essen wird angeliefert, Aufbau und Service übernimmst du selbst.
Getränke
Teller, Besteck, Gläser, Stehtische und Co. dazurechnen.
Preisanzeige
Pro Person
18–44 €
Gesamt geschätzt930–2.230 €für 50 Gäste
So setzt sich das Budget zusammen
- Speisen14–35 €
- Getränke4–9 €
- Lieferung30 €
Basis der Schätzung
- Buffet (warm & kalt)
- für 50 Gäste
- Firmen- & Büro-Event
- Nur Lieferung
- Softdrinks
- Berlin Innenstadt (S-Bahn-Ring)
Alle Preise netto. Zzgl. 7 % MwSt. auf Speisen und 19 % auf Getränke.
Unverbindliche Schätzung. Echte Angebote variieren je nach Caterer, Menü und Saison.
Neun Wege, den Preis zu senken, ohne an Qualität zu sparen
Sparen heißt nicht, billigere Zutaten zu bestellen. Es heißt, die teuren Stellen im Angebot zu kennen und dort zu drehen, wo der Gast den Unterschied nicht schmeckt. Diese neun Hebel funktionieren in Berlin zuverlässig, und die meisten kosten dich nichts außer einer Entscheidung.
Die Hebel im Einzelnen
- Wochentag statt SamstagSamstag im Frühling und Sommer ist die teuerste Kombination im Berliner Markt, weil die guten Caterer dann ausgebucht sind. Ein Donnerstag oder ein Sonntag bringt dich näher an den Einstiegspreis, weil du Kapazität füllst, statt um sie zu konkurrieren.
- Ein Format statt dreiFingerfood zum Empfang, danach Buffet, danach Sweet Table: jedes Format bringt eigene Vorbereitung, eigenen Aufbau und eigene Ausstattung mit. Ein gut gemachtes Format sättigt besser als drei halbe und spart den Aufbau gleich zweimal.
- Saisonal und regional bestellenSpargel im April und Kürbis im Oktober sind gut und günstig, dieselben Produkte außerhalb der Saison sind teuer und schlechter. Sag dem Caterer, dass er saisonal planen darf, statt ihm eine Wunschliste vorzugeben.
- Lieferung mit Aufbau statt Full ServiceDer Schritt zum Full Service kostet 7 bis 11 € pro Person mehr. Wenn deine Gäste sich am Buffet selbst bedienen können, kaufst du damit keine bessere Feier, sondern nur mehr Personal.
- Weniger Gänge, dafür bessereVier ordentliche Gänge kosten mehr und beeindrucken weniger als zwei richtig gute. Dasselbe Budget auf weniger Teller zu konzentrieren, ist die zuverlässigste Qualitätssteigerung, die es gibt.
- Getränke selbst stellenGetränke sind der Posten mit 19 % Mehrwertsteuer und der größten Marge. Wo die Location es erlaubt und kein Korkgeld verlangt, ist der eigene Einkauf fast immer günstiger. Kläre vorher, wer kühlt, wer ausschenkt und wer das Leergut zurückbringt.
- Ehrliche Gästezahl statt PufferZehn Prozent Sicherheitsaufschlag auf die Gästeliste kosten bei 80 Gästen und einem 30-€-Buffet 240 € netto für Essen, das niemand isst. Plane mit Zusagen, nicht mit Einladungen.
- Früh buchenWer sechs Monate vorher fragt, verhandelt mit einem Caterer, der noch Kapazität hat. Wer drei Wochen vorher fragt, verhandelt mit dem, der noch frei ist. Der Unterschied zeigt sich nicht nur im Preis, sondern auch in der Bereitschaft, am Menü zu drehen.
- Flexibles ZeitfensterEin Event, das um 11 Uhr statt um 19 Uhr beginnt, braucht kürzere Personalschichten und blockiert die Küche nicht am Abend. Wer dem Caterer zwei mögliche Uhrzeiten oder zwei mögliche Termine nennt, bekommt regelmäßig das bessere Angebot.
Häufige Fragen zu Catering-Kosten in Berlin
Kurz beantwortet
Netto zwischen 6 € und 120 €, je nach Format. Ein Frühstück beginnt bei 6 € und liegt üblich bei 8 bis 22 €, ein Buffet beginnt bei 14 € und liegt üblich bei 20 bis 35 €, ein Fine-Dining-Menü beginnt bei 42 € und liegt üblich bei 60 bis 120 €. Service, Getränke und Lieferung kommen obendrauf. Die Spanne für dein Event rechnest du im Budget-Rechner aus.
Für ein warm-kaltes Buffet rechnest du mit 20 bis 35 € netto pro Person, also 1.000 bis 1.750 € für die Speisen. Mit Full Service für 9 bis 16 € pro Person kommen 450 bis 800 € dazu, plus 30 € Lieferpauschale in die Innenstadt. Das Gesamtbudget liegt damit bei rund 1.500 bis 2.600 € netto, Getränke noch nicht eingerechnet.
In aller Regel nicht. Der Preis pro Kopf meint die Speisen. Der Service steht als eigener Posten daneben und beginnt bei 1 € für Lieferung mit Aufbau, Geschirr gibt es ab 2 €, und die Lieferung ist eine Pauschale pro Event: 30 € in die Innenstadt, 65 € in die Außenbezirke, 120 € nach Brandenburg. Ein Angebot, das das nicht trennt, solltest du aufschlüsseln lassen.
Seit 2026 gelten 7 % auf Speisen, und ebenso auf Service, Mietgeschirr und Lieferung, wenn sie zur Bewirtung gehören. Auf Getränke sind es 19 %. Ein getränkelastiges Event landet deshalb effektiv über den 7 %, die man im Kopf hat.
Bei den meisten Berliner Caterern ja, typisch 250 € netto. Bei kleinen Runden ist das der eigentliche Preistreiber: Ein Frühstück für zehn Personen wäre rechnerisch 60 €, du zahlst aber die Mindestsumme und liegst damit bei 25 € pro Kopf. Ab etwa 45 Personen spielt die Grenze bei einem Frühstück keine Rolle mehr.
Nicht nennenswert. Ein veganes Menü beginnt bei 15 € netto pro Person und liegt üblich bei 22 bis 45 €, ein Premium-Buffet mit Fleisch bei 35 bis 55 €. Die Rohstoffe sind günstiger, die Handarbeit ist höher, und unterm Strich gleicht sich das weitgehend aus. Was ein rein pflanzliches Menü in Berlin kostet und kann, steht auf der Seite zum veganen Catering.
Wie Catervia dein Budget in die Verhandlung trägt
Bis hierhin hast du eine Zahl. Der schwierige Teil kommt danach: Ein Caterer schickt ein Angebot, das über deinem Budget liegt, und du sitzt mit der Wahl da, entweder mehr zu zahlen oder selbst zu raten, wo sich kürzen lässt. Genau an dieser Stelle arbeitet Catervia.
Du beschreibst dein Event einmal und nennst dabei dein Budget, offen und als Zahl. Mehrere Berliner Caterer rechnen auf dasselbe Briefing, sodass du Preise vergleichst, statt einen einzelnen hinzunehmen. Rückmeldung hast du innerhalb von 24 Stunden, oft schon nach wenigen Stunden.
Liegt ein Angebot über deiner Zahl, gehen wir damit zurück zum Caterer und fragen nicht nach Rabatt, sondern nach Zuschnitt: Lässt sich das Menü auf die Saison umbauen? Reicht Lieferung mit Aufbau statt Full Service? Trägt ein Buffet den Abend genauso wie der Tellerservice? Ein Caterer, der weiß, welches Budget zur Verfügung steht, baut sein Angebot anders, statt still an der Qualität zu sparen.
Was sich geändert hat, siehst du im nächsten Angebot Zeile für Zeile, und du entscheidest selbst, ob dir der Tausch den Unterschied wert ist. Wir versprechen dir keinen festen Rabatt, weil den niemand seriös versprechen kann. Wir versprechen dir, dass dein Budget in dem Gespräch vorkommt, in dem der Preis gemacht wird. Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, steht unter So funktioniert's.