Inhalt
- 01Liter pro Person: die Faustregeln
- 02Die erste Stunde und warum der Verbrauch abflacht
- 03Sektempfang oder ganzer Abend
- 04Der alkoholfreie Anteil, den du zu klein planst
- 05Eis, Gläser und was zu Bruch geht
- 06Selbst kaufen oder vom Caterer nehmen
- 0719 % auf Getränke, 7 % auf Essen: der stille Posten
- 08Rechne deinen Abend durch
- 09Häufige Fragen zu Getränkemengen
- 10Getränke und Essen aus einem Briefing
Getränke sind der Posten, bei dem am häufigsten geraten wird. Beim Essen hilft die Gästezahl, bei den Getränken hilft sie kaum: Dieselben 80 Leute trinken an einem Juniabend im Hof etwas völlig anderes als im November im Restaurant. Was du stattdessen brauchst, sind Faustregeln nach Dauer und Jahreszeit, eine ehrliche Aufteilung zwischen alkoholisch und alkoholfrei und das Wissen, dass auf Getränken 19 % Mehrwertsteuer liegen statt der 7 % auf Speisen. Alles davon steht hier, und weiter unten rechnest du deinen eigenen Abend im Budget-Rechner durch.
Die kurze Antwort
Als Faustregel rechnest du mit rund 0,4 Litern in der ersten Stunde und 0,3 Litern je weiterer Stunde pro Person, über einen Abend von fünf Stunden also etwa 1,6 Liter. Diese Menge verteilt sich auf alkoholfrei, Bier und Wein, und wie sie sich verteilt, entscheidet dein Publikum, nicht die Tabelle. Wärme, Tanzfläche und salziges Essen schieben die Menge nach oben, ein sitzendes Menü nach unten.
- Faustregel: 0,4 l in der ersten Stunde, danach 0,3 l je Stunde · fünf Stunden sind rund 1,6 l pro Person
- Sektempfang: ein bis zwei Gläser à 0,1 l in der ersten halben Stunde, danach greifen die meisten zu etwas anderem
- Preise netto pro Person: Softdrinks ab 4 €, üblich 5 bis 9 € · Bier und Wein ab 11 €, üblich 16 bis 28 € · Open Bar ab 22 €, üblich 32 bis 46 €
- Gläser und Geschirr ab 2 €, üblich 3 bis 8 € pro Person, wenn die Location nichts stellt
- Auf Getränke liegen 19 % Mehrwertsteuer, auf Speisen und Service 7 % · der Posten, der ein getränkelastiges Budget leise verschiebt
Liter pro Person: die Faustregeln
Caterer planen Getränke nicht pro Gast, sondern pro Gast und Stunde. Das ist der eigentliche Trick daran: Eine Feier, die fünf Stunden dauert, braucht nicht doppelt so viel wie eine, die zweieinhalb dauert, weil der Verbrauch am Anfang hoch ist und danach abflacht. Die folgende Tabelle ist der Ausgangspunkt, von dem aus gerechnet wird.
Faustregeln pro Person · erste Stunde und jede weitere
| Getränk | erste Stunde | je weitere Stunde |
|---|---|---|
| Wasser & Softdrinks Der Posten, der am häufigsten zu knapp geplant wird. Bei Hitze und auf der Tanzfläche deutlich mehr. | 0,4 l | 0,3 l |
| Bier Eine Flasche oder ein Glas zu Beginn, danach flacht es ab. Gilt nur für den Teil der Gäste, der Bier trinkt. | 0,5 l | 0,3 l |
| Wein Ein normales Glas sind 0,2 l. Über einen langen Abend kommen so drei bis vier Gläser zusammen. | 0,2 l | 0,15 l |
| Sekt zum Empfang Ein bis zwei Gläser à 0,1 l in der Ankunftsphase, danach wechseln die meisten. | 0,2 l | 0,1 l |
| Kaffee & Tee Tagsüber deutlich mehr als abends, nach dem Essen kommt noch einmal ein Schub. | 0,2 l | 0,1 l |
| Longdrinks & Cocktails An einer Bar wird etwa ein Drink pro Stunde getrunken, solange jemand mixt und keine Schlange steht. | 1 Glas | 1 Glas |
Faustregeln aus der Eventplanung, keine Messwerte. Wie weit dein Publikum davon abweicht, siehst du am ehesten an einer vergleichbaren Feier im Jahr davor.
Wichtig ist, was du mit diesen Zeilen nicht machst: Du multiplizierst nicht jede Zeile mit der vollen Gästezahl. Sonst kaufst du für 80 Leute 80 Portionen Bier, 80 Portionen Wein und 80 Portionen Wasser und stehst am Ende mit dem Dreifachen da. Stattdessen legst du Anteile fest · und du legst sie fest, statt sie offenzulassen, auch wenn du sie nur schätzen kannst.
Ein Beispiel mit ausgeschriebener Rechnung. 80 Gäste, fünf Stunden, Sommerabend im Hof. Du nimmst an: alle trinken zwischendurch etwas Alkoholfreies, etwa die Hälfte trinkt Bier, etwa ein Drittel Wein, und zur Begrüßung gibt es für alle ein Glas Sekt. Dann sind das rund 128 Liter Wasser und Softdrinks (1,6 l × 80), rund 68 Liter Bier (1,7 l × 40, also gut 136 Flaschen à 0,5 l), rund 22 Liter Wein (0,8 l × 27, also rund 29 Flaschen) und rund 16 Liter Sekt (0,2 l × 80, also rund 21 Flaschen). Dass die Anteile zusammen mehr als 100 Prozent ergeben, ist Absicht: Gäste wechseln im Lauf des Abends.
Die erste Stunde und warum der Verbrauch abflacht
Die erste Stunde ist die durstigste, und das hat weniger mit Alkohol zu tun als mit der Situation. Die Gäste kommen von draußen, sie stehen, sie kennen noch nicht alle, und ein Glas in der Hand ist die bequemste Art, im Raum anzukommen. Deshalb liegt der Verbrauch am Anfang gut ein Drittel über dem, was später pro Stunde getrunken wird.
Danach passieren drei Dinge, die die Kurve flacher machen. Das Essen kommt, und wer isst, trinkt langsamer. Die Gespräche werden länger, und ein volles Glas steht dabei oft nur herum. Und ein Teil der Gäste wechselt auf Wasser, je weiter der Abend geht. Für die Planung heißt das: Der Nachschub muss am Anfang stehen, nicht in der Mitte. Eine Bar, die in der ersten halben Stunde eine Schlange hat, verliert Umsatz und gute Laune gleichzeitig.
Sektempfang oder ganzer Abend
Ein Empfang und ein Abend sind zwei verschiedene Rechnungen, und wer sie verwechselt, kauft am Ziel vorbei. Ein Sektempfang dauert 30 bis 45 Minuten, die Gäste stehen, es gibt Fingerfood dazu, und mehr als ein bis zwei Gläser à 0,1 l kommen pro Person nicht zusammen. Für 80 Gäste sind das rund 16 Liter oder gut 20 Flaschen, dazu Wasser für alle und eine alkoholfreie Alternative, die nicht nur Orangensaft ist.
Ein ganzer Abend rechnet sich über Stunden, und dort ist Sekt fast nie das Hauptgetränk. Er ist der Auftakt, danach übernehmen Wein, Bier und Alkoholfreies. Wer für den ganzen Abend Sekt einkauft, weil der Empfang so gut lief, kauft in aller Regel zu viel. Umgekehrt gilt: Wer nur für den Empfang plant und danach eine Feier bis Mitternacht hat, dem geht als Erstes das Wasser aus.
Beide Formate wollen auch beim Essen etwas anderes. Zum Empfang passt Fingerfood, das man mit einer Hand isst, zum Abend ein Buffet oder Menü. Welches Format zu welchem Abend passt, steht ausführlich im Vergleich Fingerfood, Buffet oder Menü.
Der alkoholfreie Anteil, den du zu klein planst
Alkoholfrei ist keine Restkategorie mehr. Alkoholfreies Bier steht auf fast jeder Karte, Weinalternativen und Mocktails sind in Berlin problemlos zu bekommen, und bei Firmenveranstaltungen ist eine gute alkoholfreie Option kein Nachgedanke, sondern eine Erwartung. Wer wie vor zehn Jahren plant, stellt zwei Sorten Saft hin und wundert sich, dass die Hälfte des Tisches beim Wasser bleibt.
Wie groß der Anteil bei deinem Publikum ist, kann dir niemand vorher sagen. Er hängt am Team, am Anlass, am Wochentag und daran, wer nach Hause fahren muss. Was du tun kannst, ist zweierlei: Plan die alkoholfreie Menge nicht als Rest, sondern als eigene Position mit eigener Zahl. Und zähl hinterher, was übrig geblieben ist · nach der zweiten Firmenfeier kennst du deinen Anteil besser als jede Faustregel.
Drei Dinge machen den Unterschied zwischen "es gab auch Wasser" und einer guten alkoholfreien Auswahl: mindestens eine Alternative, die nach etwas schmeckt und nicht nach Saft, Gläser in derselben Form wie beim Alkohol, und eine Position auf der Karte statt einer Kanne am Rand. Das kostet in der Kalkulation fast nichts und ändert für einen Teil deiner Gäste den ganzen Abend.
Eis, Gläser und was zu Bruch geht
Eis wird zweimal gebraucht, und fast alle planen nur einmal. Einmal zum Kühlen, also in Wannen unter den Flaschen, und einmal im Glas, für Longdrinks und Softdrinks. Das sind zwei getrennte Mengen und zwei getrennte Qualitäten: Zum Kühlen reicht Scherbeneis, ins Glas gehört Würfeleis. Viele Planer rechnen für die Kühlung grob mit einem Kilo pro Person und verdoppeln das bei Hitze. Diese Zahl ist eine Hausnummer, keine Messung · sie hängt an der Außentemperatur, an der Größe der Wannen und daran, wie lange die Getränke stehen.
Praktisch wichtiger als die Menge ist die Logistik. Eis kaufst du am Tag selbst, nicht am Vortag, denn die Gefriertruhe im Büro fasst nie so viel, wie ein Sommerabend braucht. Und plan, wohin das Schmelzwasser läuft: Eine Wanne in einem Innenhof ist harmlos, dieselbe Wanne auf einem Holzboden ist ein Gespräch mit der Location. Für ein Sommerfest gehört Eis in dieselbe Zeile wie Strom und Schatten.
Bei Gläsern ist die Faustregel eineinhalb bis zwei Gläser pro Person über einen Abend, und zwar nicht wegen Bruch, sondern weil Gäste ihr Glas abstellen und ein neues nehmen. Mit wechselnden Getränken wird daraus schnell mehr: Sekt, Wein, Bier und Wasser sind vier Formen. Gemietet kosten Gläser und Geschirr ab 2 €, üblich 3 bis 8 € pro Person, wenn die Location nichts stellt.
Selbst kaufen oder vom Caterer nehmen
Das ist die Frage, an der sich im Getränkebudget am meisten bewegen lässt, und sie hat keine allgemeingültige Antwort. Vom Caterer bekommst du eine Rechnung statt fünf, gekühlte Getränke, jemanden, der ausschenkt, und du wirst das Leergut wieder los. Der Schwund ist nicht dein Problem, und nicht getrunkene Flaschen sind es je nach Abrechnung auch nicht. Dafür zahlst du eine Marge, die bei Getränken traditionell höher ist als beim Essen.
Selbst einkaufen ist im reinen Einkaufspreis fast immer günstiger, aber der Preis ist nicht die ganze Rechnung. Du übernimmst Transport, Kühlung, Eis, Gläser, das Einschenken und die Rückgabe des Leerguts. Viele Getränkehändler nehmen ungeöffnete Kisten zurück, aber das gilt nicht überall und nicht unbegrenzt · lass es dir schriftlich geben, bevor du auf Vorrat kaufst. Und kläre mit der Location, ob sie das überhaupt erlaubt.
Genau da sitzt der Posten, der die Sparrechnung am häufigsten kippt: das Korkgeld. Manche Locations verlangen eine Gebühr für Getränke, die du selbst mitbringst, mal pro Flasche, mal pro Person, mal als Pauschale für den Abend. Die Höhe unterscheidet sich stark und steht im Vertrag mit der Location, nicht im Angebot des Caterers. Frag danach, bevor du rechnest, nicht hinterher.
Sechs Dinge, die du vor dem eigenen Getränkeeinkauf klärst
- KorkgeldVerlangt die Location eine Gebühr für mitgebrachte Getränke, und wie wird sie berechnet: pro Flasche, pro Person oder pauschal für den Abend? Die Höhe unterscheidet sich stark und steht im Vertrag mit der Location, nicht im Angebot des Caterers.
- KühlungWo stehen die Getränke bis zum Abend, und wer bringt Wannen und Eis? Ein Kühlschrank in der Location ist kein Getränkekühlraum, und an einem Sommerabend entscheidet genau das über den ersten Eindruck.
- AusschankWer schenkt aus? Wenn der Caterer nur das Essen übernimmt, brauchst du entweder Personal dafür oder eine Selbstbedienung, die auch um 22 Uhr noch ordentlich aussieht.
- GläserStellt die Location Gläser, mietest du sie separat, oder bringt der Caterer sie mit? Gemietet kosten Gläser und Geschirr ab 2 €, üblich 3 bis 8 € pro Person.
- LeergutWer bringt Kisten und Flaschen zurück, und wann? Das ist die Aufgabe, die am Ende eines langen Abends niemand freiwillig übernimmt, und sie gehört deshalb vorher vergeben.
- Rückgabe ungeöffneter KistenViele Getränkehändler nehmen sie zurück, aber nicht alle und nicht unbegrenzt. Lass dir die Bedingung schriftlich geben, bevor du auf Vorrat kaufst.
Ein Beispiel, wie sich ein Getränkebudget zusammensetzt, wenn der Caterer es übernimmt: 80 Gäste, Bier und Wein zu 22 € pro Person, Gläser und Geschirr zu 5 €, Lieferung in die Außenbezirke. Das sind 2.225 € netto.
Getränke für 80 Gäste über den Caterer · 2.225 € netto
- Bier, Wein & Softdrinks79%22 € pro Person, die Mitte der üblichen Spanne von 16 bis 28 €.
- Gläser & Geschirr18%5 € pro Person, die Mitte der Spanne von 3 bis 8 €, wenn die Location nichts stellt.
- Lieferung3%65 € Lieferpauschale in die Außenbezirke, pro Termin und nicht pro Kopf.
Die Aufteilung zeigt, wo eine Verhandlung überhaupt etwas bringt. An der Lieferung ist mit 3 Prozent nichts zu holen, an den Gläsern wenig, und die Getränke selbst sind praktisch das ganze Budget. Wenn du hier sparen willst, sparst du an der Auswahl oder am Bezugsweg, nicht an den Nebenposten. Wie du solche Zeilen in einem Angebot findest und liest, steht im Angebots-Leitfaden, und wenn du lieber gleich vergleichen willst, stell dein Event einmal in die Catering-Anfrage.
19 % auf Getränke, 7 % auf Essen: der stille Posten
Seit 2026 gilt in Deutschland der ermäßigte Satz von 7 % auf Speisen, und er gilt auch für Service, Mietgeschirr und Lieferung, solange sie zur Bewirtung gehören. Für Getränke bleiben es 19 %. Beim Essen fällt das nicht auf, beim Getränkebudget schon, und je mehr getrunken wird, desto weiter driften netto und brutto auseinander.
Rechne es an einem Abend durch. 80 Gäste, Buffet zu 25 € pro Person, also 2.000 € Speisen. Dazu Softdrinks zu 7 € pro Person, also 560 € Getränke. Netto sind das 2.560 €, brutto 2.806,40 €, ein effektiver Aufschlag von knapp 10 %. Derselbe Abend mit Bier und Wein zu 22 € pro Person: 1.760 € Getränke, netto 3.760 €, brutto 4.234,40 €, effektiv gut 12,5 %.
Der Unterschied zwischen den beiden Sätzen ist auf 1.760 € Getränke allein rund 211 €, und das ist Geld, das in keiner Menüdiskussion vorkommt. Praktisch heißt das zweierlei. Wenn du privat planst, zählt nur brutto, und die Getränke sind der Grund, warum ein Angebot teurer wirkt, als die 7 % vermuten lassen. Und wenn du zwei Angebote vergleichst, prüf zuerst, ob beide netto oder beide brutto sind · bei einem getränkelastigen Abend reicht dieser Unterschied, um die Reihenfolge zu drehen.
Rechne deinen Abend durch
Du hast jetzt die Mengen und die Preise. Der Rechner darunter setzt beides für dein Event zusammen, mit Getränken als eigener Position, und schaltet zwischen netto und brutto um · genau der Umschalter, der bei einem getränkelastigen Abend den Unterschied zeigt. Ein verbindliches Angebot bekommst du danach über die Catering-Anfrage, kostenlos und unverbindlich.
Dein Getränke- und Catering-Budget in 30 Sekunden
Stell dein Event ein: Format, Gästezahl, Anlass, Servicelevel, Getränke und Lieferort. Du siehst sofort eine Spanne pro Person und für das ganze Event, mit den Getränken als eigener Zeile. Der Umschalter zwischen netto und brutto zeigt, was die 19 % ausmachen.
Dein Catering-Budget
50
Das Essen wird angeliefert, Aufbau und Service übernimmst du selbst.
Getränke
Teller, Besteck, Gläser, Stehtische und Co. dazurechnen.
Preisanzeige
Pro Person
18–44 €
Gesamt geschätzt930–2.230 €für 50 Gäste
So setzt sich das Budget zusammen
- Speisen14–35 €
- Getränke4–9 €
- Lieferung30 €
Basis der Schätzung
- Buffet (warm & kalt)
- für 50 Gäste
- Firmen- & Büro-Event
- Nur Lieferung
- Softdrinks
- Berlin Innenstadt (S-Bahn-Ring)
Alle Preise netto. Zzgl. 7 % MwSt. auf Speisen und 19 % auf Getränke.
Unverbindliche Schätzung. Echte Angebote variieren je nach Caterer, Menü und Saison.
Häufige Fragen zu Getränkemengen
Kurz beantwortet
Als Faustregel 0,4 Liter in der ersten Stunde und 0,3 Liter je weiterer Stunde, über fünf Stunden also rund 1,6 Liter pro Person. Diese Menge teilst du auf alkoholfrei, Bier und Wein auf, je nach Publikum. Bei Wärme, Tanzfläche oder salzigem Essen plan mehr, bei einem sitzenden Menü weniger.
Ein bis zwei Gläser à 0,1 l pro Person in der Ankunftsphase. Für 80 Gäste sind das rund 16 Liter oder gut 20 Flaschen. Für den restlichen Abend rechnest du nicht mit Sekt weiter · dort übernehmen Wein, Bier und Alkoholfreies.
Softdrinks beginnen bei 4 € netto pro Person und liegen üblich bei 5 bis 9 €. Bier und Wein beginnen bei 11 € und liegen üblich bei 16 bis 28 €. Eine Open Bar mit Cocktails beginnt bei 22 € und liegt üblich bei 32 bis 46 €. Gläser und Geschirr kommen ab 2 € dazu, wenn die Location nichts stellt.
Im Einkaufspreis fast immer, in der Gesamtrechnung nicht automatisch. Du übernimmst Transport, Kühlung, Eis, Gläser, Ausschank und Leergut, und die Location kann Korkgeld verlangen. Wie hoch dieses Korkgeld ist, unterscheidet sich stark und steht im Vertrag mit der Location. Kläre es, bevor du rechnest.
Zweimal welches: Scherbeneis zum Kühlen in Wannen und Würfeleis fürs Glas. Für die Kühlung rechnen viele Planer grob mit einem Kilo pro Person und verdoppeln das bei Hitze, aber das ist eine Hausnummer und keine Messung · sie hängt an Temperatur, Wannengröße und Standzeit. Kauf am Tag selbst und plan, wohin das Schmelzwasser läuft.
Seit 2026 gilt der ermäßigte Satz von 7 % für Speisen, Service, Mietgeschirr und Lieferung, wenn sie zur Bewirtung gehören. Getränke bleiben bei 19 %. Bei 1.760 € Getränken sind das rund 211 € Unterschied, und bei einem getränkelastigen Abend landet die Rechnung effektiv über 12 % statt bei den 7 %, die man im Kopf hat.
Getränke und Essen aus einem Briefing
Getränke werden fast immer zuletzt geplant und deshalb zuletzt verglichen. Am Ende liegen drei Angebote auf dem Tisch, eines mit Ausschank, eines ohne, eines mit Gläsern und eines, in dem beides in einer Summe steckt. Vergleichbar ist das nicht, und die Differenz merkst du erst auf der Schlussrechnung.
Bei Catervia beschreibst du dein Event einmal, Essen und Getränke zusammen, mit Dauer, Ort und Gästezahl. Mehrere Berliner Caterer rechnen auf dasselbe Briefing, und weil sie dieselbe Vorgabe bekommen, stehen Getränke, Gläser und Ausschank bei allen als eigene Zeilen. Rückmeldung hast du innerhalb von 24 Stunden.
Liegt ein Angebot über deinem Budget, gehen wir damit zurück und fragen nach Zuschnitt: Reicht Bier und Wein statt Open Bar? Stellt die Location die Gläser? Übernimmst du die Softdrinks selbst und der Caterer den Rest? Wie das im Einzelnen abläuft, steht unter So funktioniert's.