Inhalt
- 01Die Zeilen, die ein gutes Angebot trennt
- 02Servicepauschale oder Personalstunden
- 03Mindestbestellwert, Anfahrt und die Frage, in welcher Zone du wohnst
- 04Netto, brutto und die geteilte Mehrwertsteuer
- 05Die Stornostaffel und wann sie zubeißt
- 06Wenn die Gästezahl nach dem Stichtag fällt
- 07Überstunden, Bruch und die Kaution
- 08Acht Fragen, bevor du unterschreibst
- 09Häufige Fragen zum Catering-Angebot
- 10Warum ein Briefing besser ist als fünf Mails
Ein Catering-Angebot ist kein Preisschild, sondern ein Vertrag mit einem Preis obendrauf. Die Summe unten rechts ist der am wenigsten aussagekräftige Teil davon: Sie sagt nicht, wie viele Servicekräfte kommen, wie lange sie bleiben, was passiert, wenn zehn Gäste absagen, und ob sie netto oder brutto gemeint ist. Zwei Angebote nach der Endsumme zu sortieren heißt fast immer, zwei verschiedene Abende zu vergleichen. Dieser Text geht deshalb Zeile für Zeile durch, damit du am Ende weißt, was du liest · und was du fragen musst, wenn es nicht dasteht.
Die kurze Antwort
Ein vollständiges Catering-Angebot trennt mindestens sechs Posten: Speisen pro Person, Servicelevel, Getränke, Ausstattung, Lieferung und alles, was pauschal pro Event anfällt. Dazu kommen die Bedingungen: Mindestbestellwert, Stichtag für die Gästezahl, Stornostaffel, Zahlungsziel und die Angabe, ob die Zahlen netto oder brutto sind. Fehlt einer dieser Punkte, ist das kein Alarmsignal, aber eine Frage wert · und du stellst sie vor der Zusage, nicht danach.
- Speisen: pro Person und nach Format · ein Buffet beginnt bei 14 € netto und liegt üblich bei 20 bis 35 €
- Service: als Pauschale pro Person oder als Personalstunden · Lieferung mit Aufbau ab 1 €, Full Service ab 6 €
- Getränke: eigene Zeile, weil darauf 19 % Mehrwertsteuer liegen statt der 7 % auf Speisen und Service
- Ausstattung: Geschirr und Gläser ab 2 €, üblich 3 bis 8 € pro Person, wenn die Location nichts stellt
- Pauschalen pro Event: Lieferung 30 € Innenstadt, 65 € Außenbezirke, 120 € Brandenburg · Mindestbestellwert typisch 250 € netto
- Bedingungen: Stichtag, Stornostaffel, Überstundensatz, Kaution und Zahlungsziel · diese Werte unterscheiden sich von Caterer zu Caterer und gehören schriftlich ins Angebot
Die Zeilen, die ein gutes Angebot trennt
Ein sauber gebautes Angebot ist eine Liste, keine Zahl. Jede Zeile steht für eine Leistung, die du auch weglassen könntest, und genau das ist ihr Zweck: Sie macht das Angebot verhandelbar. Ein Angebot, das "Catering für 80 Personen, 3.550 €" schreibt, ist nicht unseriös, aber es lässt dir keinen Hebel. Du kannst nur Ja oder Nein sagen, nicht "das Geschirr stellen wir selbst".
Die üblichen Zeilen und was sie kosten · netto, pro Person, wenn nicht anders vermerkt
| Zeile im Angebot | ab | üblich |
|---|---|---|
| Speisen (Beispiel Buffet) Nach Format sehr verschieden: Frühstück ab 6 €, Fingerfood ab 10 €, Fine Dining ab 42 €. | ab 14 € | 20–35 € |
| Lieferung + Aufbau Kommt fertig aufgebaut an, es bleibt aber niemand vor Ort. | ab 1 € | 2–5 € |
| Full Service Servicekräfte für Aufbau, Ausgabe und Abbau. Der teuerste einzelne Schritt im Angebot. | ab 6 € | 9–16 € |
| Getränke (Softdrinks) Bier und Wein ab 11 €, üblich 16 bis 28 €. Eigene Zeile, weil hier 19 % Mehrwertsteuer gelten. | ab 4 € | 5–9 € |
| Geschirr & Gläser Nur nötig, wenn die Location nichts stellt. Frag, ob gespült oder ungespült zurückgeht. | ab 2 € | 3–8 € |
| Lieferpauschale (pro Event) Innenstadt 30 €, Außenbezirke 65 €, Brandenburg 120 €. Pro Termin, nicht pro Kopf. | 30 € | 30–120 € |
| Mindestbestellwert (pro Event) Wird er unterschritten, zahlst du trotzdem die Mindestsumme. | 250 € | 250 € netto |
Auf Speisen, Service, Ausstattung und Lieferung liegen 7 % Mehrwertsteuer, auf Getränke 19 %. Was ein Format im Einzelnen kostet, steht in den Catering-Kosten pro Person.
So sieht das an einem echten Event aus. Fingerfood-Empfang für 80 Gäste: Speisen zu 20 € pro Person, Full Service zu 12 €, Softdrinks zu 7 €, Geschirr und Gläser zu 5 €, dazu 30 € Lieferpauschale in die Innenstadt. Das sind 3.550 € netto, und die Verteilung überrascht die meisten Leute.
Fingerfood-Empfang für 80 Gäste, Angebot aufgeschlüsselt · 3.550 € netto
- Speisen45%20 € pro Person, innerhalb der üblichen Fingerfood-Spanne von 14 bis 25 €.
- Service & Personal27%12 € pro Person für Full Service, die Mitte der Spanne von 9 bis 16 €.
- Getränke16%7 € pro Person für Softdrinks. Mit Bier und Wein würde diese Zeile das Dreifache.
- Geschirr & Gläser11%5 € pro Person, die Mitte der Spanne von 3 bis 8 €.
- Lieferung1%30 € Pauschale in die Innenstadt, auf 80 Gäste gerechnet 38 Cent pro Kopf.
Das Essen ist nicht die Hälfte des Angebots, sondern weniger als die Hälfte. Wer beim Vergleich zweier Angebote nur auf das Menü schaut, schaut auf 45 Prozent und übersieht die anderen 55. Und umgekehrt: Wer 300 € sparen will, findet sie leichter bei Service und Ausstattung als beim Essen · mit dem Unterschied, dass es am Teller niemand merkt. Wie ein Empfang in diesem Zuschnitt aussieht und was er an Menü hergibt, steht beim Fingerfood-Catering. Und wenn mehrere Häuser dieselbe Liste ausfüllen, siehst du sofort, wer welche Zeile anders ansetzt · genau dafür gibt es die Catering-Anfrage.
Servicepauschale oder Personalstunden
Für dieselbe Leistung gibt es zwei Schreibweisen, und sie sind der häufigste Grund, warum zwei Angebote unvergleichbar wirken. Die eine schreibt eine Servicepauschale pro Person, zum Beispiel 12 € bei 80 Gästen. Die andere schreibt Personalstunden: vier Servicekräfte, sechs Stunden, ein Stundensatz. Beides ist korrekt, beides landet am Ende bei einer ähnlichen Summe, und beides sagt dir etwas völlig Verschiedenes.
Die Pauschale ist bequem und verschweigt genau die Zahl, die dich interessiert: wie viele Menschen wie lange da sind. Die Stundenaufstellung ist ehrlicher und wirkt dafür teurer, weil sie Anfahrt, Aufbau und Abbau sichtbar macht, die in der Pauschale mit drinstecken. Die Frage, die beide Formen vergleichbar macht, ist immer dieselbe: Wie viele Kräfte kommen, wann beginnt die Schicht, wann endet sie?
Mit dieser Antwort kannst du auch prüfen, ob die Besetzung zum Format passt. Ein Buffet, an dem sich die Gäste selbst bedienen, braucht deutlich weniger Personal als ein Menü, das am Platz serviert wird · viele Berliner Caterer planen am Buffet mit einer Kraft für etwa zwanzig bis fünfundzwanzig Gäste und beim Tellerservice mit etwa der Hälfte davon. Wie dein Caterer rechnet, unterscheidet sich, also lass es dir sagen statt es anzunehmen. Steht im Angebot eine Pauschale, die auf zwei Kräfte für 100 Gäste hinausläuft, weißt du, warum sie günstig ist.
Mindestbestellwert, Anfahrt und die Frage, in welcher Zone du wohnst
Der Mindestbestellwert liegt bei den meisten Berliner Caterern bei rund 250 € netto, und er ist bei kleinen Bestellungen der eigentliche Preistreiber. Ein Business-Lunch für zwölf Personen zu 14 € wäre rechnerisch 168 €. Du zahlst aber die Mindestsumme und liegst damit bei 20,83 € pro Kopf, also fast beim Anderthalbfachen. Dieselbe Bestellung für 18 Personen kommt auf 252 €, liegt knapp darüber, und der Preis pro Person ist wieder genau 14 €.
Die Lieferpauschale funktioniert nach Zonen: 30 € in die Innenstadt, 65 € in die Außenbezirke, 120 € nach Brandenburg. Pro Termin, nicht pro Kopf, und damit bei kleinen Runden noch einmal ein spürbarer Aufschlag. Die Falle steckt in der Zone selbst: Wo die Grenze zwischen Innenstadt und Außenbezirk verläuft, definiert jeder Caterer für sich. Es gibt keine gemeinsame Berliner Karte dafür. Nenne deine Adresse und lass dir die Zone bestätigen, bevor du vergleichst.
Drei weitere Dinge gehören in dieselbe Zeile und stehen oft nicht drin. Ob die Abholung der Ausstattung eine zweite Anfahrt ist und berechnet wird. Ob Wartezeit vor Ort abgerechnet wird, wenn niemand aufmacht oder der Aufzug belegt ist. Und ob Parkgebühren weitergegeben werden, was in der Innenstadt kein kleiner Posten ist. Alle drei handhaben Caterer unterschiedlich, und alle drei kosten nichts, solange sie vorher besprochen sind.
Netto, brutto und die geteilte Mehrwertsteuer
Die meisten Berliner Caterer schreiben ihre Angebote für Firmenkunden und weisen deshalb netto aus. Wenn du privat buchst, zahlst du am Ende brutto, und der Unterschied ist größer, als er aussieht · weil er nicht ein Satz ist, sondern zwei. Auf Speisen, Service, Mietgeschirr und Lieferung liegen seit 2026 die ermäßigten 7 %, solange sie zur Bewirtung gehören. Auf Getränke bleiben es 19 %.
Am Empfang von oben gerechnet: 3.550 € netto, davon 560 € Getränke mit 19 % und 2.990 € mit 7 %. Brutto sind das 3.865,70 €, also ein effektiver Aufschlag von knapp 9 %. Mit Bier und Wein statt Softdrinks wäre der Getränkeanteil dreimal so groß, und der effektive Satz stiege spürbar. Wie weit, rechnest du im Budget-Rechner nach, der zwischen netto und brutto umschaltet.
Die Stornostaffel und wann sie zubeißt
Fast jedes Catering-Angebot hängt an einer Stornostaffel: je näher am Termin du absagst, desto höher der Anteil, den du trotzdem zahlst. Die Stufen sind meistens an Fristen geknüpft, oft drei oder vier, und die letzte liegt kurz vor dem Event. Wie viele Stufen es gibt und welche Prozentsätze dranstehen, unterscheidet sich von Caterer zu Caterer erheblich. Es gibt dafür keinen Branchenstandard, und jeder, der dir einen nennt, hat ihn sich ausgedacht. Die Staffel deines Caterers steht in seinem Angebot oder in seinen AGB, und wenn sie dort nicht steht, ist das die wichtigste Frage vor der Zusage.
Verstehen lässt sie sich leicht, wenn du auf die andere Seite schaust. Ein Caterer, der deinen Termin annimmt, sagt andere Anfragen für denselben Abend ab. Er kauft ein, er plant Personal, er reserviert Fahrzeuge. Sechs Wochen vorher ist davon fast nichts passiert, drei Tage vorher praktisch alles. Die Staffel bildet keine Strafe ab, sondern Aufwand, der schon entstanden ist.
Worauf du beim Lesen achtest: Bezieht sich der Prozentsatz auf die gesamte Auftragssumme oder nur auf die Speisen? Wird bereits gebuchtes Personal gesondert berechnet, auch wenn der Rest storniert ist? Wird eine geleistete Anzahlung angerechnet oder einbehalten? Und gibt es eine Regelung für den Fall, dass du den Termin verschiebst statt absagst · das ist oft die günstigere Lösung und steht selten von allein im Angebot.
Bei Veranstaltungen draußen kommt das Wetter dazu. Manche Caterer haben eine Schlechtwetterregelung, viele nicht, und die Formulierungen gehen weit auseinander. Wenn dein Sommerfest im Freien geplant ist, klär vorher, was bei Regen passiert: Gibt es eine Ausweichfläche, wird sie berechnet, und bis wann kannst du umdisponieren?
Wenn die Gästezahl nach dem Stichtag fällt
Der Stichtag ist der Tag, an dem deine Gästezahl verbindlich wird. Vor ihm kannst du sie anpassen, nach ihm rechnet der Caterer mit dem, was du gemeldet hast, auch wenn weniger Leute kommen. Wo dieser Tag liegt, steht im Angebot und unterscheidet sich deutlich: Manche Caterer wollen die Zahl 24 Stunden vorher, andere drei Werktage, wieder andere eine Woche. Bei größeren Events ist er meist früher als bei kleinen.
Die Asymmetrie dahinter ist wichtig: Nach oben geht meistens mehr als nach unten. Zehn zusätzliche Gäste am Vortag lassen sich in vielen Küchen noch einplanen, zehn Absagen dagegen nicht mehr, weil eingekauft und vorbereitet ist. Für dich heißt das: Melde die Zahl, bei der du sicher bist, nicht die optimistische. Nachbuchen ist fast immer einfacher als abbestellen.
Zwei Punkte klärst du dabei gleich mit. Erstens: Was kostet eine späte Erhöhung? Manche Caterer berechnen dafür einen höheren Satz, und wie hoch, unterscheidet sich. Zweitens: Gibt es ein garantiertes Minimum, also eine Untergrenze, unter die du auch vor dem Stichtag nicht gehen kannst? Beides steht selten prominent im Angebot und beides ist eine legitime Frage. Wie du die Gästezahl über die Wochen davor überhaupt verlässlich bekommst, steht in der Catering-Checkliste mit Zeitplan.
Überstunden, Bruch und die Kaution
Service wird für ein Zeitfenster gebucht, nicht für einen Abend. Steht im Angebot "18 bis 24 Uhr", dann ist Mitternacht das Ende der Schicht, und jede angefangene Stunde danach wird nachberechnet. Das ist normal und richtig so, aber es sollte im Angebot einen Satz dafür geben. Steht dort keiner, frag danach, denn eine Feier, die eine Stunde länger läuft, ist keine Ausnahme, sondern der Normalfall.
Wichtiger als der Satz ist die Frage, wer die Verlängerung entscheidet. Leg eine Person auf deiner Seite fest, die das am Abend freigibt, und sag dem Caterer ihren Namen. Sonst entscheidet die Schichtleitung nach Gefühl, und du erfährst davon auf der Schlussrechnung. Zwei Sätze im Briefing, und der Fall ist geklärt.
Bei Bruch und Kaution gilt dasselbe Prinzip wie bei der Stornostaffel: Die Beträge unterscheiden sich von Haus zu Haus, mal ein Satz pro Glas, mal eine Pauschale, mal eine Kaution, die bis nach dem Event Geld bindet. Frag nach beiden Zahlen, und frag gleich mit, ob Geschirr gespült oder ungespült zurückgeht. Das steht regelmäßig im Kleingedruckten und ist der Unterschied zwischen dem Abbau, der eine halbe Stunde dauert, und dem, der zwei Stunden dauert.
Und ein letzter Posten, der gern vergessen wird: der Müll. Nach einem Event für 80 Leute bleiben Kartons, Folien, Leergut und Speisereste. Wer das mitnimmt, steht entweder im Angebot oder in deinem Vertrag mit der Location, und wenn es nirgends steht, bleibt es bei dir liegen.
Acht Fragen, bevor du unterschreibst
Keine dieser Fragen ist unangenehm, und keine unterstellt dem Caterer etwas. Sie sind der Grund, warum aus einem Angebot eine Planungsgrundlage wird. Ein Haus, das sauber kalkuliert, beantwortet alle acht in einer Mail.
Die Liste für den letzten Durchgang
- Netto oder brutto, und wie ist die Steuer aufgeteilt?Sind die Zahlen mit oder ohne Mehrwertsteuer, und sind die Getränke mit 19 % separat ausgewiesen? Ohne diese Antwort lässt sich kein Angebot mit einem anderen vergleichen.
- Was steckt genau in der Servicepauschale?Wie viele Servicekräfte, ab wann, bis wann, inklusive Aufbau und Abbau? Aus der Antwort ergibt sich, ob die Besetzung zum Format passt.
- Was kostet jede weitere Stunde?Der Überstundensatz und die Frage, wer die Verlängerung am Abend freigibt. Beides gehört schriftlich ins Angebot, nicht ins Gedächtnis.
- Wo liegt der Stichtag für die Gästezahl?Und was passiert darüber und darunter: Kann ich nachmelden, zu welchem Satz, und gibt es ein garantiertes Minimum?
- Wie sieht die Stornostaffel aus?In Stufen, Fristen und Prozentsätzen, schriftlich. Dazu: Bezieht sie sich auf die Gesamtsumme oder nur auf die Speisen, und was gilt bei einer Terminverschiebung?
- Welche Lieferzone gilt für meine Adresse?Lass dir die Zone bestätigen, statt sie zu vermuten, und frag, ob die Abholung der Ausstattung als zweite Anfahrt berechnet wird.
- Wie wird Geschirr zurückgegeben, und wie wird Bruch berechnet?Gespült oder ungespült, Satz pro Stück oder Pauschale, und wie hoch die Kaution ist. Die Beträge unterscheiden sich stark zwischen Anbietern.
- Anzahlung, Zahlungsziel und Rechnungsempfänger?Wie hoch die Anzahlung ist, wann der Rest fällig wird und auf wen die Rechnung läuft. Bei geschäftlicher Bewirtung gehört die Firmenanschrift von Anfang an drauf · mehr dazu in der Büroverpflegung.
Häufige Fragen zum Catering-Angebot
Kurz beantwortet
Getrennt ausgewiesen: Speisen pro Person, Servicelevel, Getränke, Ausstattung und Lieferung. Dazu die Bedingungen: Mindestbestellwert, Stichtag für die Gästezahl, Stornostaffel, Überstundensatz, Kaution, Zahlungsziel und die Angabe, ob netto oder brutto gerechnet wurde. Fehlt etwas davon, frag danach, bevor du zusagst.
Ein Betrag pro Person, der die Arbeitszeit des Servicepersonals abbildet, statt sie als Stunden aufzulisten. Full Service beginnt bei 6 € netto pro Person und liegt üblich bei 9 bis 16 €. Die Pauschale ist nicht intransparent, sie ist nur zusammengefasst · frag nach der Zahl der Kräfte und dem Zeitfenster, und du hast dieselbe Information wie bei einer Stundenaufstellung.
Sie staffelt den Anteil, den du bei einer Absage zahlst, nach dem Abstand zum Termin: je näher, desto höher. Die Zahl der Stufen und die Prozentsätze unterscheiden sich von Caterer zu Caterer erheblich, einen Branchenstandard gibt es nicht. Lass dir die Staffel schriftlich geben und kläre dabei, ob sie auf die Gesamtsumme oder nur auf die Speisen wirkt und was bei einer Terminverschiebung gilt.
Nach dem Stichtag rechnet der Caterer in aller Regel mit der gemeldeten Zahl, weil eingekauft und vorbereitet ist. Vorher lässt sich fast immer anpassen. Wo der Stichtag liegt, ist von Caterer zu Caterer verschieden, von 24 Stunden bis zu einer Woche. Melde deshalb die sichere Zahl und buche lieber nach, denn nach oben geht meistens mehr als nach unten.
Weil die meisten Caterer für Firmenkunden schreiben, die Vorsteuer abziehen. Privat zahlst du brutto. Dabei gelten zwei Sätze: 7 % auf Speisen, Service, Mietgeschirr und Lieferung, 19 % auf Getränke. Bei einem Empfang für 80 Gäste mit 3.550 € netto und 560 € Getränkeanteil sind das 3.865,70 € brutto, effektiv knapp 9 % Aufschlag.
Ja, und am besten nicht über den Preis, sondern über den Zuschnitt. Nenn dein Budget als Zahl und frag, was der Caterer dafür anders bauen würde. Ein Gang weniger, saisonale Zutaten oder Lieferung mit Aufbau statt Full Service verändern die Summe deutlich, ohne dass die Qualität leidet. Wenn mehrere Caterer auf dasselbe Briefing rechnen, siehst du außerdem, wo der realistische Korridor liegt · genau dafür gibt es die Catering-Anfrage.
Warum ein Briefing besser ist als fünf Mails
Der Grund, warum Catering-Angebote so schwer zu vergleichen sind, liegt selten beim Caterer. Er liegt daran, dass jeder eine leicht andere Frage beantwortet hat. Der eine hat Geschirr mitgerechnet, der andere nicht. Der eine plant vier Servicekräfte bis Mitternacht, der andere drei bis 23 Uhr. Beide Angebote sind korrekt, und trotzdem sagt die Endsumme nichts.
Bei Catervia beschreibst du dein Event einmal: Gästezahl, Format, Ort, Zeitfenster, Servicelevel, Getränke, Budget. Mehrere Berliner Caterer rechnen auf genau dieses Briefing, und weil alle dieselbe Vorgabe haben, stehen die Zeilen nebeneinander statt durcheinander. Rückmeldung hast du innerhalb von 24 Stunden.
Liegt ein Angebot über deinem Budget, gehen wir damit zurück zum Caterer und fragen nach Zuschnitt statt nach Rabatt. Was sich geändert hat, siehst du im nächsten Angebot Zeile für Zeile, und du entscheidest. Wir versprechen dir keinen festen Nachlass, weil den niemand seriös versprechen kann. Wir sorgen dafür, dass du vergleichst, was tatsächlich vergleichbar ist. Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, steht unter So funktioniert's.