Inhalt
- 01Was Büroverpflegung pro Kopf kostet
- 02Der ganze Tag: Frühstück, Lunch und die Nachmittagspause
- 03Formate, die einen Konferenzraum ohne Küche überstehen
- 04Timing: der Fahrer, der mitten in die Präsentation kommt
- 05Was eine feste Wochenlieferung wirklich ändert
- 06Bestellen, wenn die Teilnehmerzahl wackelt
- 07Ernährungsformen einmal festlegen statt jede Woche zu fragen
- 08Bewirtungsbeleg: der Papierkram, den niemand mag
- 09Häufige Fragen zu Büroverpflegung und Meeting-Catering
- 10Wie Catervia eine Etage verpflegt
Büroverpflegung scheitert selten am Essen und fast immer am Ablauf. Das Budget steht, das Menü ist unstrittig, und dann klingelt der Fahrer um 12:40 Uhr, während vorne noch die Quartalszahlen laufen. Wer regelmäßig eine Etage verpflegt, plant deshalb vier Dinge und nicht eins: das Format, das Zeitfenster, die Menge und die Dokumentation. Hier stehen alle vier, mit den Preisen pro Kopf aus dem Budget-Rechner und den Stellen, an denen es im Büroalltag üblicherweise hakt.
Die kurze Antwort
Ein Frühstück im Büro beginnt bei 6 € netto pro Person, ein Business-Lunch bei 10 €. Ein ganzer Meetingtag mit Frühstück, Mittagessen, Nachmittagspause und Getränken summiert sich auf knapp 40 bis gut 80 € pro Person, je nachdem, wie hoch du jede einzelne Zeile ansetzt. Dazu kommt eine Lieferpauschale pro Termin und bei kleinen Runden der Mindestbestellwert, der im Büro der eigentliche Preistreiber ist.
- Frühstück: ab 6 €, üblich 8 bis 22 € pro Person · von belegten Brötchen bis zum warmen Frühstücksbuffet
- Business-Lunch: ab 10 €, üblich 14 bis 30 € · das Standardformat für Meetings, Schulungen und Tagungen
- Nachmittagspause mit Kuchen oder Sweet Table: ab 6 €, üblich 8 bis 18 €
- Getränke: Softdrinks, Kaffee und Wasser ab 4 €, üblich 5 bis 9 € pro Person
- Lieferung mit Aufbau ab 1 €, üblich 2 bis 5 € pro Person. Dazu 30 € Lieferpauschale in die Innenstadt, 65 € in die Außenbezirke, 120 € nach Brandenburg
- Mindestbestellwert typisch 250 € netto pro Lieferung · der Grund, warum kleine Teams pro Kopf mehr zahlen
Was Büroverpflegung pro Kopf kostet
Büroformate sitzen am günstigen Ende des Caterings, und das hat einen sachlichen Grund: Sie werden geliefert und nicht betreut. Kein Servicepersonal, das den Abend über bleibt, kein Aufbau, der zwei Stunden dauert, keine Ausstattung, die wieder abgeholt werden muss. Was du bezahlst, ist im Wesentlichen Essen plus Fahrt. Die Spalte ab ist das, was das preisgetriebene Ende des Berliner Marktes für ein sauber zugeschnittenes Briefing aufruft, die Spalte üblich der Bereich, in dem die meisten Angebote landen.
Büroverpflegung pro Person · netto, ohne Getränke und Lieferpauschale
| Format | ab | üblich |
|---|---|---|
| Frühstück & Brunch Belegte Brötchen und Obst am unteren Ende, warmes Frühstücksbuffet am oberen. | ab 6 € | 8–22 € |
| Business-Lunch Bowls und Wraps in der Box bis zum warmen Mittagessen mit zwei Gängen. | ab 10 € | 14–30 € |
| Fingerfood Für Empfänge, Produktvorstellungen und alles, was im Stehen stattfindet. | ab 10 € | 14–25 € |
| Buffet (warm & kalt) Wenn das Meeting in eine Feier übergeht oder die ganze Etage isst. | ab 14 € | 20–35 € |
| Veganes Menü Voll pflanzlich für alle statt einer Sonderportion für zwei Leute. | ab 15 € | 22–45 € |
| Dessert & Sweet Table Die Nachmittagspause. Als Ergänzung gerechnet, nicht als Mahlzeit. | ab 6 € | 8–18 € |
Netto pro Person. Auf Speisen und Service kommen 7 % Mehrwertsteuer, auf Getränke 19 %. Die Lieferpauschale kommt pro Termin dazu, nicht pro Kopf.
Die breiteste Spanne hat der Business-Lunch, weil derselbe Begriff zwei völlig verschiedene Dinge meint. Bei 14 € bekommst du eine gut gemachte Bowl oder ein Sandwich-Sortiment in Boxen, das kalt bleibt und sich verteilen lässt. Bei 28 € steht ein warmes Mittagessen mit Beilage und Nachtisch auf dem Tisch, das jemand aufgebaut hat. Beides ist ein Business-Lunch, und wenn du zwei Angebote vergleichst, ohne diese Frage gestellt zu haben, vergleichst du zwei verschiedene Tage. Wie du solche Zeilen auseinandernimmst, steht im Angebots-Leitfaden.
Der ganze Tag: Frühstück, Lunch und die Nachmittagspause
Ein Workshop, eine Schulung oder ein Kundentermin über acht Stunden ist nicht eine Bestellung, sondern drei. Rechne das einmal konkret durch: 25 Teilnehmende, Frühstück zu 12 €, Business-Lunch zu 18 €, eine Nachmittagspause zu 8 €, Softdrinks und Kaffee zu 8 €, dazu Lieferung mit Aufbau zu 3 € pro Person und eine Lieferpauschale von 30 € in die Innenstadt. Das sind 1.255 € netto oder 50,20 € pro Kopf, und so verteilen sie sich.
Meetingtag für 25 Personen mit drei Verpflegungsfenstern · 1.255 € netto
- Frühstück24%12 € pro Person, die Mitte zwischen belegten Brötchen und warmem Buffet.
- Business-Lunch36%18 € pro Person, innerhalb der üblichen Spanne von 14 bis 30 €.
- Nachmittagspause16%8 € pro Person für Kuchen oder Sweet Table, das untere Ende der Spanne.
- Getränke16%8 € pro Person für Kaffee, Wasser und Softdrinks über den ganzen Tag.
- Lieferung & Aufbau8%3 € pro Person für den Aufbau plus 30 € Lieferpauschale in die Innenstadt.
Drei Dinge kannst du aus dieser Verteilung mitnehmen. Erstens: Das Mittagessen ist der größte einzelne Posten, also die Zeile, an der sich Sparen oder Aufwerten am deutlichsten auswirkt. Zweitens: Die Nachmittagspause kostet ein Sechstel und ist der billigste Punkt des Tages, an dem du gut aussehen kannst · nach sechs Stunden Konferenzraum erinnert sich niemand an den Salat vom Mittag, aber alle an den Kuchen um halb vier. Drittens: Die Lieferung fällt bei 25 Personen kaum ins Gewicht. Bei acht Personen wäre dieselbe Pauschale schon 3,75 € pro Kopf, also mehr als die Hälfte eines Frühstücks zum Einstiegspreis.
Formate, die einen Konferenzraum ohne Küche überstehen
Die eigentliche Einschränkung im Büro ist nicht das Budget, sondern der Raum. Ein Konferenzraum hat einen Tisch, vielleicht ein Sideboard, eine Steckdose in der Wand und keinen Wasseranschluss. Was dort ankommt, muss ohne Ofen auskommen, ohne Spüle, ohne Fläche zum Anrichten und ohne jemanden, der zwischendurch nachlegt. Caterer wissen das, aber sie können es nicht erraten. Sie richten sich nach dem, was im Briefing steht.
Verlässlich funktioniert alles, was kalt geplant ist und eine Stunde bei Zimmertemperatur aushält: Bowls und Wraps in Einzelportionen, belegte Brote, Salate in Gläsern, Antipasti, kaltes Fingerfood, Obst. Warm wird es dann gut, wenn der Caterer Chafing Dishes mitbringt und aufbaut, also ab dem Servicelevel Lieferung mit Aufbau. Schwierig bleibt alles, was frisch und heiß auf den Punkt gehört: Frittiertes, Kurzgebratenes, alles mit Soße, die nach zwanzig Minuten trennt. Für Empfänge und Produktvorstellungen ist Fingerfood der sicherste Griff, für Tagungen mit festen Pausen eher das Konferenz-Catering mit gestellten Zeitfenstern.
Welche Formate in Berliner Büros tatsächlich regelmäßig laufen, steht auf der Seite zum Büro-Catering. Und wenn du dir nicht sicher bist, was in deinen Raum passt: Beschreib ihn einmal in der Catering-Anfrage und lass die Caterer vorschlagen, was dort ohne Küche funktioniert. Das ist die ehrlichere Reihenfolge, als ein Menü auszusuchen und hinterher zu merken, dass es einen Ofen braucht.
Timing: der Fahrer, der mitten in die Präsentation kommt
Das ist der klassische Fehler, und er passiert nicht aus Schlamperei, sondern weil zwei Uhrzeiten verwechselt werden: die Uhrzeit, zu der gegessen wird, und die Uhrzeit, zu der geliefert wird. Wer "Mittagessen um 12:30 Uhr" ins Briefing schreibt, bekommt einen Fahrer, der um 12:30 Uhr klingelt, und dann steht das Essen auf dem Flur, während drinnen noch geredet wird. Gib stattdessen ein Lieferfenster an, das vor der Pause liegt, und sag dazu, wann tatsächlich gegessen wird.
Praktisch heißt das: Lieferung 30 bis 45 Minuten vor der Pause, damit Aufbau und Kaffee fertig sind, wenn die Tür aufgeht. Kalte Formate vertragen diesen Vorlauf problemlos. Bei warmem Essen sprich die Zeit mit dem Caterer ab, denn Chafing Dishes halten die Temperatur, aber sie verbessern nichts. Und plane den Abbau mit: Jemand muss die Reste wegräumen, bevor der nächste Termin in denselben Raum kommt.
Fünf Angaben, die in jedes Büro-Briefing gehören
- Lieferfenster statt UhrzeitEin Fenster von 30 Minuten, das vor der Pause endet. Berliner Verkehr ist keine Variable, die ein Caterer kontrollieren kann, und ein Fenster nimmt genau diesen Druck aus dem Termin.
- Wer die Tür öffnetName und Handynummer einer Person, die wirklich erreichbar ist und nicht selbst im Meeting sitzt. Ein Empfang, der um 12 Uhr unbesetzt ist, kostet dich die halbe Pause.
- Der Weg nach obenStockwerk, Aufzug oder Treppe, Lastenaufzug mit Schlüssel, Hinterhof statt Haupteingang. Was bei der ersten Lieferung zehn Minuten kostet, kostet bei jeder weiteren dieselben zehn Minuten.
- Wann gegessen wirdNicht nur die Pause, sondern auch ihre Länge. Eine 20-Minuten-Pause braucht Einzelportionen, eine Stunde verträgt ein Buffet mit Schlange davor.
- Abholung und EntsorgungKläre, ob der Caterer Platten und Ausstattung am selben Tag wieder abholt, ob eine zweite Anfahrt berechnet wird und wer den Müll mitnimmt. Sonst steht das Geschirr bis Freitag in der Teeküche.
Was eine feste Wochenlieferung wirklich ändert
Ein fester Termin, jede Woche derselbe Wochentag, dieselbe Etage, dasselbe Zeitfenster: Für einen Caterer ist das etwas grundsätzlich anderes als eine Einzelbestellung. Die Fahrt liegt auf einer bekannten Route, der Aufbau ist eingespielt, die Ernährungsformen stehen fest, und die Menge schwankt nur noch um ein paar Köpfe statt um die Hälfte. Diese Planbarkeit ist der Hebel, mit dem du verhandelst.
Ehrlich ist dabei auch: Ein fester Rhythmus senkt nicht automatisch den Preis pro Kopf. Manche Caterer geben einen Nachlass auf wiederkehrende Lieferungen, andere nicht, und die Bedingungen unterscheiden sich von Haus zu Haus. Was sich verlässlich ändert, ist der Aufwand auf deiner Seite: Du briefst einmal statt jede Woche, du bekommst dieselben Ansprechpartner, und du siehst nach vier Wochen, wie viel wirklich gegessen wird. Ob daraus ein besserer Preis wird, entscheidet das Gespräch · und wer einen ruhigen Dienstag im Kalender eines Caterers füllt, geht mit einem Argument hinein.
Was du dafür schriftlich festhalten solltest, ist kein großer Vertrag, sondern eine halbe Seite: fester Wochentag und festes Lieferfenster, eine Meldefrist für die Kopfzahl, ein Rahmen für die Karte, damit nicht sechs Wochen lang dieselbe Bowl kommt, die Abrechnung monatlich statt pro Lieferung, und eine Kündigungsfrist, die zu deinem Budgetjahr passt. Die Kündigungsfristen und Nachlässe sind der Teil, der sich von Caterer zu Caterer am stärksten unterscheidet, also lass ihn dir nennen, statt einen Standard anzunehmen.
Bestellen, wenn die Teilnehmerzahl wackelt
Im Büro ist die Gästeliste eine Schätzung, keine Zusage. 40 Leute stehen im Kalender, 28 sind da: drei im Homeoffice, zwei beim Kunden, vier krank, drei in einem Termin, der überzogen hat. Wer auf die Kalendereinladung bestellt, bezahlt zuverlässig für Essen, das niemand isst. Und das ist kein kleiner Betrag: Zehn Köpfe zu viel bei einem Lunch zu 18 € sind 180 € netto in der Woche und über ein Quartal mit dreizehn Lieferungen 2.340 €.
Was hilft, ist eine Meldefrist statt einer Umfrage. Frag die Teilnahme am Vortag ab, nicht zwei Wochen vorher, und gib dem Caterer einen Stichtag, an dem die Zahl verbindlich wird. Viele Berliner Küchen nehmen kurzfristige Erhöhungen bis zum Vormittag noch an, bei Reduzierungen sind sie strenger, weil eingekauft und vorbereitet ist. Wie eng dieser Stichtag liegt, steht im Angebot und unterscheidet sich deutlich: Manche Caterer wollen die Zahl 24 Stunden vorher, andere drei Werktage, und wieder andere rechnen mit einem garantierten Minimum. Frag danach, bevor du den ersten Termin buchst.
Der zweite Hebel ist der Zuschnitt der Bestellung. Bestell die feste Grundlast auf die verlässliche Zahl, also die Leute, die jede Woche da sind, und lass den variablen Teil als Einzelportionen nachlegen. Einzelportionen in Boxen sind dafür besser als ein Buffet: Was ungeöffnet geblieben ist, hält im Kühlschrank bis zum nächsten Tag, was offen auf dem Tisch stand, nicht. Wie viel pro Person überhaupt realistisch ist, steht ausführlich in den Mengen pro Person.
Und wenn doch etwas übrig ist: Stell es in die Teeküche, sag im Team Bescheid und lass es nicht bis zum Feierabend auf dem Konferenztisch stehen. Das ist keine große Nachhaltigkeitsstrategie, aber es ist der Unterschied zwischen Resten, die gegessen werden, und Resten, die in den Müll gehen.
Ernährungsformen einmal festlegen statt jede Woche zu fragen
Die wöchentliche Rundmail mit der Frage, wer vegetarisch isst, ist der stille Zeitfresser der Büroverpflegung. Sie erreicht nie alle, sie erreicht nie dieselben, und am Ende sitzt jemand vor einer Schale Beilagensalat. Der Ausweg ist ein Standard, den du einmal aufsetzt und danach nur noch pflegst. Er kostet dich eine Stunde und spart dir jede Woche zwanzig Minuten.
Der Standard, den du einmal aufsetzt
- Ein fester vegetarischer AnteilLeg eine Quote fest, statt sie jedes Mal zu schätzen, und korrigiere sie nach vier Wochen anhand dessen, was übrig geblieben ist. Wie hoch der Anteil in deinem Team ist, weiß niemand vorher · was du nach einem Monat gemessen hast, gilt danach.
- Vegan als eigene PositionEin veganes Gericht ist kein vegetarisches ohne Käse. Setz es als eigene Zeile ins Briefing, sonst kommt genau das an. Ein voll pflanzliches Menü für alle beginnt bei 15 € netto pro Person und ist bei kleinen Runden oft die einfachere Lösung als drei Sonderportionen.
- Allergene schriftlich bei jeder LieferungNicht als Anhang zum Angebot, sondern als Zettel, der mit dem Essen kommt. Was in der Bestellung stand, ist nicht zwangsläufig das, was heute in der Box liegt.
- Dauervorgaben statt EinzelfälleWenn Kolleginnen und Kollegen schweinefleischfrei oder halal essen, gehört das in die Rahmenvereinbarung, nicht in jede einzelne Bestellung. Einmal festgelegt, muss es niemand mehr erklären.
- Benannte Portionen für strikte BedarfeGlutenfrei und laktosefrei funktionieren am Buffet schlecht, weil dieselbe Zange in zwei Schüsseln landet. Lass diese Portionen einzeln verpacken und mit Namen versehen.
- Eine Person, die die Liste pflegtNicht der Chef und nicht wechselnd. Eine Person, die die Vorgaben aktuell hält und beim Caterer hinterlegt · das ist die günstigste Prozessoptimierung in diesem ganzen Artikel.
Wie du Allergene sauber kommunizierst und welche Angaben ein Caterer liefern muss, steht ausführlich im Beitrag zu Allergenen und Ernährungsformen. Für die Bestellung selbst reicht der Satz: "Diese Vorgaben gelten dauerhaft, Änderungen kommen von mir."
Bewirtungsbeleg: der Papierkram, den niemand mag
Wer geschäftlich bewirtet, muss das in Deutschland dokumentieren. Das ist kein Sonderfall für große Firmen, sondern der Normalfall, sobald eine Catering-Rechnung in die Buchhaltung geht. Der praktische Teil davon ist erfreulich überschaubar, und er kostet dich am Tag der Lieferung zwei Minuten · später, wenn jemand nachfragt, wären es Stunden.
Du brauchst die maschinell erstellte Rechnung des Caterers, ausgestellt auf die Firma mit vollständiger Anschrift, nicht auf dich privat. Dazu notierst du den Anlass der Bewirtung, also wofür das Essen war, und die Teilnehmenden, bei Gästen von außen mit Namen und Firma. Datum und Ort ergeben sich aus der Rechnung. Heb das Ganze zusammen auf, digital reicht, solange es auffindbar ist.
Wie das steuerlich behandelt wird, hängt vom Fall ab, und genau an dieser Stelle hört dieser Artikel auf. Es macht einen Unterschied, ob du das eigene Team verpflegst oder Gäste von außen bewirtest, ob es um ein Arbeitsessen geht oder um eine Feier, und ob Getränke separat ausgewiesen sind. Sammle die Belege vollständig und lass deine Steuerberatung entscheiden, wie sie zu behandeln sind. Das ist die einzige ehrliche Antwort, die ein Catering-Marktplatz dazu geben kann.
Häufige Fragen zu Büroverpflegung und Meeting-Catering
Kurz beantwortet
Ein Frühstück beginnt bei 6 € netto pro Person und liegt üblich bei 8 bis 22 €, ein Business-Lunch beginnt bei 10 € und liegt üblich bei 14 bis 30 €. Getränke kommen ab 4 € pro Person dazu, Lieferung mit Aufbau ab 1 €, und pro Termin eine Lieferpauschale ab 30 €. Bei kleinen Teams bestimmt der Mindestbestellwert von typisch 250 € netto den Preis pro Kopf stärker als das Menü. Deine eigene Spanne rechnest du im Budget-Rechner aus.
Nenn dem Caterer zuerst den Raum und dann das Menü: Aufbaufläche in Metern, Steckdosen, Kühlschrank ja oder nein, Aufzug oder Treppe. Kalte Formate in Einzelportionen funktionieren dort immer, warmes Essen dann, wenn der Caterer Chafing Dishes mitbringt, also ab dem Servicelevel Lieferung mit Aufbau für 2 bis 5 € pro Person.
Als Lieferfenster 30 bis 45 Minuten vor der Pause, nicht zur Pause selbst. Gib ein Fenster an statt einer Uhrzeit, nenne eine erreichbare Person mit Handynummer und sag dazu, wann tatsächlich gegessen wird. Das ist der Unterschied zwischen einem Aufbau, der fertig ist, wenn die Tür aufgeht, und einem Fahrer, der in die Präsentation klingelt.
Für die Planung fast immer, für den Preis kommt es darauf an. Ein fester Slot ist für den Caterer planbar, und das ist ein Argument in der Verhandlung, aber Nachlässe auf wiederkehrende Lieferungen handhabt jedes Haus anders. Halte Wochentag, Lieferfenster, Meldefrist, Karte, Abrechnung und Kündigungsfrist schriftlich fest und lass dir die Konditionen nennen, statt einen Standard anzunehmen.
Bestell die Grundlast auf die Zahl, die verlässlich da ist, und den Rest als Einzelportionen, die sich kurzfristig nachlegen lassen. Frag die Teilnahme am Vortag ab statt zwei Wochen vorher. Zehn Köpfe zu viel bei einem Lunch zu 18 € sind 180 € netto pro Woche, über ein Quartal 2.340 €.
Bewirtungskosten sind ein eigenes Kapitel im deutschen Steuerrecht, und die Behandlung hängt davon ab, wen du bewirtest und aus welchem Anlass. Was du in jedem Fall brauchst, ist die maschinell erstellte Rechnung auf die Firma, der notierte Anlass und die Teilnehmenden. Sammle das vollständig und lass deine Steuerberatung die Einordnung machen.
Wie Catervia eine Etage verpflegt
Der mühsame Teil an Büroverpflegung ist nicht die einzelne Bestellung, sondern die Suche davor. Fünf Caterer anschreiben, fünfmal denselben Raum erklären, fünf Angebote bekommen, die sich nicht vergleichen lassen, weil das eine Lieferung enthält und das andere nicht. Genau diesen Teil nehmen wir dir ab.
Du beschreibst dein Büro einmal: Teamgröße, Rhythmus, Raum, Ernährungsformen, Budget. Mehrere Berliner Caterer rechnen auf dasselbe Briefing, sodass die Angebote Zeile für Zeile nebeneinanderliegen. Rückmeldung hast du innerhalb von 24 Stunden. Wenn du einen festen Wochentag suchst, sagen wir das im Briefing dazu · Caterer, die freie Kapazität an diesem Tag haben, melden sich anders als solche, die ohnehin ausgebucht sind.
Liegt ein Angebot über deiner Zahl, gehen wir damit zurück und fragen nach Zuschnitt statt nach Rabatt: Reicht kalt statt warm? Reicht Lieferung ohne Aufbau? Lässt sich die Karte auf die Saison umbauen? Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, steht unter So funktioniert's, und wenn du zuerst Zahlen sehen willst, gib dein Büro einmal in die Catering-Anfrage.