Inhalt
- 01Der Dezember wird im Sommer vergeben
- 02Budget pro Person: was jede Spanne kauft
- 03Ein Abend für 80 Personen, einmal durchgerechnet
- 04Formate, die zu einer Firmenfeier passen
- 05Der Dezember-Effekt auf Preis und Verfügbarkeit
- 06Getränke: der Posten, der die Rechnung dreht
- 07Die steuerliche Seite: der Freibetrag je Mitarbeiter
- 08Rechne deinen Abend selbst durch
- 09Wie alle sicher nach Hause kommen
- 10Ernährungsformen quer durch die Belegschaft
- 11Häufige Fragen zur Weihnachtsfeier
- 12Wie Catervia dir den Dezember leichter macht
Die wichtigste Zahl bei einer Weihnachtsfeier steht nicht im Angebot, sondern im Kalender. Gute Berliner Caterer und gute Locations sind für den Dezember im Frühherbst vergeben, und wer im Oktober anfängt, sucht nicht mehr aus, sondern nimmt, was frei geblieben ist. Alles andere · Budget pro Kopf, Format, Getränke, Heimweg und die steuerliche Seite · lässt sich in Ruhe entscheiden, wenn der Termin steht. Diese Reihenfolge ist der ganze Trick.
Die kurze Antwort
Buch Location und Caterer für den Dezember zwischen Juni und September. Rechne netto mit 29 bis 51 € pro Person für ein Buffet mit Full Service, plus 16 bis 28 € für Bier und Wein. Der Dezember ist der engste Markt des Jahres: Die Einstiegspreise sind praktisch nicht zu haben, und die Donnerstage und Freitage der letzten beiden Wochen vor Weihnachten sind zuerst weg.
- Schlank: 16 bis 30 € pro Person netto · Fingerfood, geliefert und aufgebaut
- Solide: 29 bis 51 € · warm-kaltes Buffet mit Servicepersonal, der Standard für Firmenfeiern
- Gehoben: 44 bis 71 € · Premium-Buffet mit Full Service
- Groß: ab 76 € · mehrgängiges Menü am Platz mit Premium-Service
- Getränke kommen obendrauf: Softdrinks 5 bis 9 €, Bier und Wein 16 bis 28 €, Open Bar 32 bis 46 €
Der Dezember wird im Sommer vergeben
Im Dezember trifft die höchste Nachfrage des Jahres auf dieselbe Zahl an Küchen, Servicekräften und Transportern wie im März. Das ist der ganze Grund, warum der Monat sich anders anfühlt als jeder andere. Zwei Engpässe laufen dabei gleichzeitig: Die Location ist meist zuerst weg, und das Servicepersonal ist der zweite Flaschenhals, weil dieselben Leute an denselben Abenden überall gebraucht werden.
Die Reihenfolge im Kalender ist dabei überall ähnlich. Zuerst vergeben sind die Donnerstage und Freitage der beiden Wochen vor Heiligabend. Danach die übrigen Abende dieser zwei Wochen, danach die ersten Dezemberwochen. Am längsten buchbar bleiben Dienstag, Mittwoch und die Mittagszeit. Wenn du also im September anfängst und flexibel bist, ist deutlich mehr möglich, als der Ruf des Monats vermuten lässt.
Der komplette Vorlauf mit allen Fristen, von der Anfrage über das Menü bis zur finalen Gästezahl, steht in der Catering-Checkliste mit Zeitplan. Für den Dezember schiebst du darin jede Stufe um etwa vier Wochen nach vorn. Und wenn das Datum steht, geht die Catering-Anfrage am besten sofort raus: Die erste Antwort, die du brauchst, ist nicht der Preis, sondern ob an deinem Abend überhaupt noch jemand frei ist.
Budget pro Person: was jede Spanne kauft
Der Preis pro Kopf, mit dem du planst, besteht immer aus zwei Teilen: Essen und Service. Die Tabelle zeigt den Essensteil für die Formate, die auf einer Firmenfeier tatsächlich vorkommen. Die Spalte ab ist das, was das preisgetriebene Ende des Berliner Marktes aufruft, die Spalte üblich ist der Bereich, in dem die meisten Angebote landen.
Speisen pro Person für eine Weihnachtsfeier · netto, ohne Service und Getränke
| Format | ab | üblich |
|---|---|---|
| Fingerfood Häppchen im Stehen, gut für einen Empfang mit Programm. | ab 10 € | 14–25 € |
| Fingerfood Premium Mehr Stücke pro Person, hochwertigere Zutaten, trägt einen ganzen Abend. | ab 15 € | 22–35 € |
| Buffet (warm & kalt) Der Standard für Firmenfeiern, weil jeder satt wird und jede Ernährungsform passt. | ab 14 € | 20–35 € |
| Premium-Buffet Mehr Gänge, bessere Zutaten, größere Auswahl. | ab 25 € | 35–55 € |
| Fine-Dining-Menü Mehrgängig am Platz serviert, mit Sitzordnung und deutlich mehr Service. | ab 42 € | 60–120 € |
| Veganes Menü Voll pflanzlich, als Hauptlinie oder als zweites Hauptgericht neben dem Buffet. | ab 15 € | 22–45 € |
| Dessert & Sweet Table Als Ergänzung gerechnet, nicht als Mahlzeit. | ab 6 € | 8–18 € |
Netto pro Person. Dazu kommt der Service: Lieferung mit Aufbau 2 bis 5 €, Full Service 9 bis 16 €, Premium-Service 16 bis 26 €, Live-Cooking 22 bis 38 €. Auf Speisen und Service liegen 7 % Mehrwertsteuer, auf Getränke 19 %.
Aus beiden Teilen zusammen ergeben sich die vier Stufen, mit denen sich real planen lässt. Fingerfood mit Aufbau liegt bei 16 bis 30 € pro Person und passt zu einem Empfang mit Reden und Programm. Buffet mit Full Service kommt auf 29 bis 51 € und ist der Standard, an dem sich fast jede Firmenfeier orientiert. Premium-Buffet mit Full Service liegt bei 44 bis 71 €. Und ein Menü am Platz mit Premium-Service beginnt bei etwa 76 € pro Person. Getränke sind in keiner dieser Zahlen enthalten.
Ein Abend für 80 Personen, einmal durchgerechnet
Zahlen werden erst brauchbar, wenn sie an einem konkreten Abend hängen. Nimm 80 Mitarbeitende, ein warm-kaltes Buffet, Full Service, Bier und Wein, Mietgeschirr und Lieferung in die Innenstadt, jeweils die Mitte der üblichen Spanne. Das sind 25 € Buffet, 12 € Service, 22 € Getränke und 5 € Geschirr pro Person plus 30 € Lieferpauschale, zusammen 5.150 € netto.
Weihnachtsfeier für 80 Personen mit Buffet, Full Service und Getränken · 5.150 € netto
- Speisen39%25 € pro Person, die Mitte der Buffet-Spanne von 20 bis 35 €.
- Getränke34%22 € pro Person für Bier und Wein. Der Posten, der am stärksten schwankt.
- Service & Personal19%12 € pro Person für Aufbau, Ausgabe und Abbau durch Servicekräfte.
- Ausstattung & Lieferung8%5 € pro Person Mietgeschirr plus 30 € Lieferpauschale in die Innenstadt.
Zwei Rechnungen machen daraus eine Planungsgrundlage. Erstens brutto: Auf Speisen, Service, Geschirr und Lieferung liegen 7 %, auf die Getränke 19 %. Aus 5.150 € netto werden rund 5.722 € brutto, also gut 64 € netto und knapp 72 € brutto pro Kopf. Zweitens die Getränkefrage: Tauschst du Bier und Wein gegen eine Open Bar, im Mittel 39 € statt 22 € pro Person, kommen 1.360 € dazu und du landest bei 6.510 € netto, gut 81 € pro Kopf. Ein einziger Posten, ein Viertel mehr Budget.
Formate, die zu einer Firmenfeier passen
Das Format entscheidet nicht nur über den Preis, sondern darüber, wie der Abend abläuft. Die Frage dahinter ist simpel: Sollen die Leute sitzen oder sich mischen? Reden halten oder reden? Alles andere folgt daraus.
Vier Formate und was sie mit dem Abend machen
- Fingerfood-EmpfangDie Gäste stehen, mischen sich und wechseln die Gesprächsrunde von selbst. Gut für Teams, die sich sonst nie begegnen. Achtung bei der Menge: Fingerfood macht nur satt, wenn genug Stücke pro Person kalkuliert sind, sonst ist der Abend um 21 Uhr hungrig.
- BuffetDer Standard, und das aus guten Gründen: Jeder findet etwas, jede Ernährungsform lässt sich sauber abbilden, und die Gäste bewegen sich zwischen den Gängen. Für gemischte Belegschaften das dankbarste Format. Mehr dazu auf der Seite zum Buffet-Catering.
- Menü am PlatzFormell, festlich und die richtige Wahl, wenn Reden, Ehrungen oder ein Jubiläum den Abend tragen. Es braucht eine Sitzordnung und deutlich mehr Servicepersonal, und es hält die Leute an ihrem Tisch, was Vor- und Nachteil zugleich ist.
- Food-Stations und Live-CookingKöche arbeiten vor den Gästen, das ersetzt einen Teil des Programms. Kostet 22 bis 38 € Service pro Person zusätzlich und braucht Platz, Strom und Abzug. Kläre beides mit der Location, bevor du es ins Konzept schreibst.
Welches Format zu welcher Gästezahl und welchem Ablauf passt, vergleicht Fingerfood, Buffet oder Menü im Detail. Und wenn die Feier ohnehin Teil eines größeren Firmenjahres ist, lohnt der Blick auf die Übersicht zum Firmenfeier-Catering in Berlin.
Der Dezember-Effekt auf Preis und Verfügbarkeit
Es gibt keinen ausgewiesenen Weihnachtszuschlag, den Caterer auf ihre Preisliste schreiben, und jede Prozentzahl, die dir jemand nennt, ist geraten. Was es gibt, ist eine Verschiebung innerhalb der bekannten Spannen, und die lässt sich beschreiben: Der Einstiegspreis ist im Dezember praktisch nicht zu haben. Plane mit der oberen Hälfte der üblichen Spanne, dann wirst du nicht überrascht.
Zwei weitere Effekte kommen dazu. Erstens verschwindet Verhandlungsspielraum: Eine Küche, die ausgebucht ist, baut das Menü nicht um, damit es ins Budget passt · sie sagt ab. Zweitens wird Servicepersonal zur knappsten Ressource des Monats, weshalb Full Service im Dezember eher wegfällt als Gänge. Was gleich bleibt, sind die Randkosten: Mindestbestellwert typisch 250 € netto, Lieferpauschale 30 € in die Innenstadt, 65 € in die Außenbezirke, 120 € nach Brandenburg.
Getränke: der Posten, der die Rechnung dreht
Bei einer Weihnachtsfeier sind die Getränke fast so teuer wie das Essen, und sie sind der einzige Posten, der mit 19 % statt 7 % besteuert wird. Wer sein Budget sprengt, tut es fast immer hier.
Getränke und Ausstattung pro Person · netto, zusätzlich zum Essen
| Position | ab | üblich |
|---|---|---|
| Softdrinks Wasser, Säfte, Limonaden, Kaffee und Tee. | ab 4 € | 5–9 € |
| Bier & Wein Der übliche Rahmen für eine Firmenfeier mit Abendprogramm. | ab 11 € | 16–28 € |
| Open Bar Cocktails und Spirituosen ohne Limit, inklusive Barpersonal. | ab 22 € | 32–46 € |
| Geschirr & Gläser Nur nötig, wenn die Location nichts stellt. | ab 2 € | 3–8 € |
Auf Getränke liegen 19 % Mehrwertsteuer, auf Speisen und Service 7 %. Ein getränkelastiger Abend landet brutto deshalb spürbar über den 7 %, die man im Kopf hat.
Eine Open Bar kostet rund doppelt so viel wie Bier und Wein und ist bei einer Firmenfeier selten die bessere Entscheidung, weil sie den Konsum nicht nur ermöglicht, sondern belohnt. Drei Zwischenwege funktionieren zuverlässig: ein gedeckeltes Getränkebudget, das die Location mitzählt und bei dem ab einer vereinbarten Summe selbst gezahlt wird; Getränkemarken pro Person für den ersten Teil des Abends; oder schlicht eine gute Auswahl bei Bier, Wein und alkoholfreien Alternativen statt einer Bar mit allem. Wie viel pro Person und Stunde überhaupt getrunken wird, rechnet Getränke pro Person berechnen durch.
Die steuerliche Seite: der Freibetrag je Mitarbeiter
Für Betriebsveranstaltungen gibt es in Deutschland einen Freibetrag je teilnehmendem Arbeitnehmer, und er gilt für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr. Was darüber hinausgeht, wird steuerpflichtiger Arbeitslohn; der übersteigende Teil kann unter bestimmten Voraussetzungen pauschal versteuert werden. Die aktuelle Höhe des Freibetrags nennen wir hier bewusst nicht und auch keine Jahreszahl dazu, weil eine veraltete Zahl an dieser Stelle richtig teuer wird. Lass sie dir von deinem Steuerberater bestätigen. Dies ist keine Steuerberatung.
Interessanter als der Betrag ist ohnehin die Rechenregel dahinter, denn sie verändert, wie du planst. Vier Punkte überraschen fast jeden, der zum ersten Mal eine Feier budgetiert.
Wie der Betrag pro Kopf zustande kommt
- Es zählen die BruttokostenNicht die Nettosumme aus dem Angebot, sondern der Betrag inklusive Umsatzsteuer. Bei einem getränkelastigen Abend sind das gut zehn Prozent mehr, als im Budget stand.
- Es zählt nicht nur das EssenRaummiete, Musik, Dekoration, Programm und Geschenke im Rahmen der Feier gehören zu den Aufwendungen dazu. Wer nur das Catering rechnet, rechnet zu niedrig.
- Geteilt wird durch die TeilnehmendenNicht durch die Eingeladenen. Sagen zwanzig Prozent kurzfristig ab, steigt der Betrag pro Kopf, obwohl die Rechnung gleich bleibt. Genau deshalb ist eine ehrliche Zusageliste hier bares Geld.
- Begleitpersonen zählen beim MitarbeiterDie Kosten für eine Begleitung werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Eine Feier mit Partnerinnen und Partnern verdoppelt den Pro-Kopf-Betrag faktisch, ohne dass jemand mehr gegessen hätte.
Praktisch heißt das: Rechne von Anfang an brutto pro teilnehmendem Kopf, nimm alle Kostenblöcke hinein und plane einen Puffer für Absagen ein. Und wenn ihr ohnehin zwei Veranstaltungen im Jahr macht, plant Sommerfest und Weihnachtsfeier gemeinsam statt getrennt, weil die Grenze für beide zusammen gilt. Die konkrete Ausgestaltung für euren Fall gehört in ein kurzes Gespräch mit der Steuerberatung, nicht in einen Blogartikel.
Rechne deinen Abend selbst durch
Du hast jetzt alle Bausteine: Format, Service, Getränke, Ausstattung und Lieferung. Der Rechner darunter setzt sie für deine Gästezahl zusammen und zeigt dir die Spanne pro Person und für den ganzen Abend, umschaltbar zwischen netto und brutto · und brutto ist die Zahl, die du für die steuerliche Betrachtung brauchst.
Dein Weihnachtsbudget in 30 Sekunden
Stell deinen Abend ein: Format, Gästezahl, Servicelevel, Getränke und Lieferort. Du siehst sofort eine Spanne pro Person und für das ganze Event, aufgeschlüsselt nach Speisen, Service, Getränken, Ausstattung und Lieferung.
Dein Catering-Budget
50
Das Essen wird angeliefert, Aufbau und Service übernimmst du selbst.
Getränke
Teller, Besteck, Gläser, Stehtische und Co. dazurechnen.
Preisanzeige
Pro Person
18–44 €
Gesamt geschätzt930–2.230 €für 50 Gäste
So setzt sich das Budget zusammen
- Speisen14–35 €
- Getränke4–9 €
- Lieferung30 €
Basis der Schätzung
- Buffet (warm & kalt)
- für 50 Gäste
- Firmen- & Büro-Event
- Nur Lieferung
- Softdrinks
- Berlin Innenstadt (S-Bahn-Ring)
Alle Preise netto. Zzgl. 7 % MwSt. auf Speisen und 19 % auf Getränke.
Unverbindliche Schätzung. Echte Angebote variieren je nach Caterer, Menü und Saison.
Wie alle sicher nach Hause kommen
Der Teil der Planung, der am seltensten im Budget auftaucht und am ehesten den Ruf eines Abends entscheidet. Drei Dinge lassen sich vorher festlegen, und alle drei kosten wenig.
Vier Entscheidungen für den späten Abend
- Location nach Verbindung wählenIn Berlin fahren U- und S-Bahn in den Nächten von Freitag auf Samstag und von Samstag auf Sonntag durch, unter der Woche übernehmen ab etwa ein Uhr die Nachtbusse. Eine Location am Knotenpunkt ist mehr wert als eine schöne Halle ohne Anbindung.
- Essen als Teil der GetränkeplanungEine Bar ohne substanzielles Essen ist die verlässlichste Art, einen Abend zu ruinieren. Plane einen späten Snack gegen 22 oder 23 Uhr ein, Suppe, etwas Warmes oder Gebäck. Er kostet wenig und verändert den Rest des Abends.
- Alkoholfrei, das kein Wasser istAlkoholfreies Bier, ein guter Punsch, alkoholfreie Cocktails, ordentlicher Kaffee. Wer fährt, schwanger ist oder einfach nicht trinkt, sollte nicht die ganze Feier lang die schlechteste Auswahl vor sich haben.
- Heimweg vorher klärenTaxibudget, Sammelfahrten oder eine Endzeit, die zum Fahrplan passt. Und die Frage, ob am nächsten Tag gearbeitet wird: Eine Feier am Donnerstag ist für ein Team etwas anderes als eine am Freitag.
Ernährungsformen quer durch die Belegschaft
Bei einer Feier für die ganze Firma kommen alle Anforderungen gleichzeitig zusammen, und niemand möchte sich dafür vor dem Team erklären. Deshalb funktioniert nur ein Weg: Die Abfrage läuft mit der Anmeldung, in einem Feld, das niemand sonst sieht, und nicht per Handzeichen im Teammeeting.
Fürs Menü heißt das drei Dinge. Vegetarisch ist kein Sonderwunsch, sondern ein zweites reguläres Hauptgericht, und es wird auch von Kolleginnen und Kollegen gegessen, die sonst Fleisch essen. Kalkuliere es also großzügiger. Schweinefleischfrei und alkoholfrei gehören sichtbar beschriftet, nicht auf Nachfrage erklärt. Und Allergien brauchen einen eigenen Weg: Was eine Küche zusagen kann, wie du fragst und wie es richtig ankommt, steht in Allergene und Ernährungsformen. Ein Buffet ist für gemischte Belegschaften das dankbarste Format, weil sich alles nebeneinander abbilden lässt, ohne dass jemand einen Sonderteller bekommt.
Häufige Fragen zur Weihnachtsfeier
Kurz beantwortet
Location und Caterer am besten zwischen Juni und September, spätestens etwa zehn Wochen vor dem Termin. Zuerst vergeben sind die Donnerstage und Freitage der beiden Wochen vor Heiligabend. Dienstag, Mittwoch und die erste Dezemberwoche bleiben am längsten buchbar, und eine Feier im Januar ist fast immer entspannter zu bekommen.
Netto für Essen und Service: Fingerfood mit Aufbau 16 bis 30 €, Buffet mit Full Service 29 bis 51 €, Premium-Buffet mit Full Service 44 bis 71 €, ein Menü am Platz mit Premium-Service ab etwa 76 €. Getränke kommen dazu: Softdrinks 5 bis 9 €, Bier und Wein 16 bis 28 €, Open Bar 32 bis 46 €. Die Spanne für deinen Abend rechnest du im Budget-Rechner aus.
Netto 32 bis 46 € pro Person, also rund doppelt so viel wie Bier und Wein mit 16 bis 28 €. Bei 80 Gästen und jeweils der Mitte der Spanne sind das 1.360 € Unterschied, und auf Getränke liegen 19 % Mehrwertsteuer statt 7 %. Ein gedeckeltes Getränkebudget oder Getränkemarken für den ersten Teil des Abends sind meist die bessere Lösung.
Es gibt einen Freibetrag je teilnehmendem Arbeitnehmer für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Die aktuelle Höhe nennen wir hier bewusst nicht, weil sie sich ändern kann und eine falsche Zahl echtes Geld kostet · frag deinen Steuerberater, der bestätigt sie in einer Minute. Wichtiger für deine Planung ist die Rechenregel: Es zählen die Bruttokosten der gesamten Veranstaltung inklusive Raummiete, Musik und Deko, geteilt durch die Teilnehmenden, und Begleitpersonen werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Dies ist keine Steuerberatung.
Für die meisten Firmenfeiern das Buffet. Es ist günstiger, es deckt jede Ernährungsform ab, und es bringt die Leute in Bewegung, statt sie an einen Tischnachbarn zu binden. Ein Menü am Platz lohnt sich, wenn Reden, Ehrungen oder ein Jubiläum den Abend tragen und eine Sitzordnung ohnehin gewollt ist.
Oft ja. Die Auswahl bei Caterern und Locations ist deutlich größer, die Angebote liegen eher am unteren Ende der Spanne, und niemand konkurriert mit drei anderen Einladungen in derselben Woche. Als Jahresauftakt angekündigt, fehlt dem Abend auch inhaltlich nichts.
Wie Catervia dir den Dezember leichter macht
Das Mühsame an einer Weihnachtsfeier ist nicht die Entscheidung, sondern die Suche: Zehn Caterer anschreiben, um zu erfahren, dass acht an deinem Abend längst ausgebucht sind. Diese Runde nehmen wir dir ab.
In der Catering-Anfrage beschreibst du deine Feier einmal: Datum, Gästezahl, Format, Budget pro Kopf, Location und die Ernährungsformen aus dem Team. Wir geben das Briefing an Berliner Caterer weiter, die zu deinem Abend und deiner Größe passen, und du bekommst Angebote zurück, die sich nebeneinanderlegen lassen. Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden.
Liegt ein Angebot über deinem Budget, fragen wir nicht nach Rabatt, sondern nach Zuschnitt: Reicht Lieferung mit Aufbau statt Full Service? Trägt ein Buffet den Abend so gut wie der Tellerservice? Lässt sich die Getränkeauswahl deckeln, statt am Essen zu sparen? Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, steht unter So funktioniert's.